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操作も動作も劇的に速くなる!パソコン時短術

「賢い流用」がパソコン文書作成の効率化につながる

鈴木 眞里子=グエル 2017/05/12 ITpro

 パソコンで文書を作成する手間を省くポイントは、一度入力したものをトコトン使い回すことだ。文書作成でよく使う文章やイラストがあるのなら、毎回入力するのは時間の無駄。登録機能を利用できないか確認しよう。

 例えば、よく使う単語や文章は、IMEに登録。Wordなら文書パーツやテンプレートを使えば、画像や書式も含めて登録できる。Excelでも同様の手順でテンプレートとして保存が可能だ。「オートフィル」を使って連番や繰り返しの書式を一瞬で入力する方法も紹介する。

Wordは単語登録と再変換で省エネ入力

 かな漢字変換を行うIMEの単語登録機能を使っている人は多いはずだ。人名など、特殊な読み方をする文字を登録すれば、一発で変換できるようになる。

 単語登録には、半角60文字までであれば文章でも登録できる。メールアドレスや挨拶文など、よく使う文字列を登録するとよい。単語の「よみ」は3文字程度で覚えやすいものにしておこう。例えば自宅の住所を郵便番号から登録して、よみを「じたく」にしておくといった使い方ができる。

IME のアイコンを右クリックし、「単語の登録」をクリック。「単語」と「よみ」を入力して「登録」をクリックする
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 日本語の入力をしていると、読みは同じでも漢字が違う「変換ミス」がよく起こる。そんなときは「変換」キーで再変換すれば、入力し直す手間を省ける。変換ミスをした文節のどこかにカーソルを置いた状態で「変換」キーを押せばよい。

変換ミスした文節のどこかにカーソルを置いた状態で、「変換」キーを押す
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 よく使う文書は「テンプレート」として保存する。保存済みのテンプレートは起動画面の「個人用」から新規文書として開くため、何度でも同じ文書を使える。テンプレートとして保存するには、保存時に「ファイルの種類」を「Wordテンプレート」に設定する。

保存時に「ファイルの種類」を「Wordテンプレート」に設定する
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 文書には、会社のロゴマークなどの画像や、フォントなどの書式を指定した文字を使うことが多い。Wordの「文書パーツ」機能には、こうした画像や書式を含めた文書の一部を登録できる。中でも「クイックパーツ」は、登録方法も使用方法も簡単なので利用したい。

 文書を作成したら、再利用したい部分を選択してクイックパーツに登録する。

登録したい画像や文章などを選択し、「挿入」タブの「クイックパーツ」から「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選択。名前を付けて保存する
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