会議の際には、様々な資料を参照しながら話を進めることが多い。離れた場所にいる複数の参加者でWeb会議を開く場合にも、できれば手軽に資料を配付・共有したいものだ。
Web会議サービスでは、こうした資料を簡単に共有できるのも大きなメリットとなっている。会議中に、PowerPointで作成した資料を参加者に公開したり、ホワイトボードのように各人が画面上に文章などを自由に書き込んだりすることが簡単にできる。
ここではSkype for Businessを例に、資料の共有などの応用的な機能を見ていこう。
PowerPontのスライドを公開する
Skype for Businessでは、Web会議の際に資料を配付・共有するための機能を数多く用意している。これらの機能は、Web会議画面の下にある「コンテンツを表示」アイコンをクリックして表示されるメニューから利用する。代表的な機能を見ていこう。
ビジネスの現場でプレゼン資料を作成するときには、マイクロソフトのPowerPointを使うことが多い。Skype for Businessでは、PowerPointのファイルを会議参加者に公開できる。
利用者(発表者)が、上記のメニューから「PowerPointファイルの表示」を選び、公開するファイルを指定すると、ファイルがクラウド上にアップロードされ、同時にWeb会議の画面上にPowerPointのスライドが表示される。
発表者が、スライドの下にある左右の矢印をクリックすると、スライドが切り替わる。このとき、参加者の画面上のスライドも同時に切り替わる。スライドの右上にあるペンのアイコンをクリックすると、コメントツールが表示される。ペンや文字入力などのツールを使って、スライド上に会議参加者がコメントを記入できる。
公開されているPowerPointのファイル自体をダウンロードしたいときは、上記のメニューから「コンテンツの管理」を選ぶ。管理画面が表示されるので、ファイルの下にある「その他のオプション」アイコンをクリックして、「名前を付けて保存」を選択する。公開を終了するときは、画面上部の「発表の停止」をクリックすればよい。
公開したPowerPointのファイルは、スマートフォンでもそのまま表示される。