今回は、マイクロソフトのコミュニケーションツール「Skype for Business」を例に、実際のWeb会議の開催方法を見ていく。
Skype for Businessは、マイクロソフトが提供するクラウドサービス「Office 365」の一機能、および単体のサービスとして提供される、有料のコミュニケーションツールだ。Web会議のほか、ビデオ通話や音声通話、文字メッセージの送受信といった機能を持っている。
無料の「Skype」とは異なり、同時にWeb会議を行える人数が最大250ユーザーと多く、暗号化通信など企業向けにセキュリティ機能が強化されている。アプリも、無料のSkypeとは異なるものをインストールする。
会議の相手を管理する
パソコンからSkype for Businessを利用するには、マイクロソフトのWebサイトからアプリをダウンロードして、インストールしておく。Office 365の加入プランなどによって、インストールするソフトウエアが異なるので間違えないようにしよう。
インストールが完了したら、アプリを起動し、あらかじめ管理者から割り当てられたOffie365用のメールアドレスとパスワードを入力してサインインする。一度サインインすると、メールアドレスやパスワードを記憶させることも可能だ。その場合、次回からは入力不要でサインインできる。
Skype for Businessのメイン画面上部に並ぶ3つのアイコンは、左から「連絡先」「会話」「会議」の機能を表し、クリックするとそれぞれの画面に切り替わる。
通話や会議の相手は、「連絡先」画面で管理する。検索ボックスに名前を入れて相手先を検索し、相手先を「お気に入り」などのグループに登録できる。登録しておくと、すぐにアクセスすることが可能だ。連絡先の一覧では、相手がサインインしている場合、「連絡可能」と表示される。これで在席中かどうかがすぐに分かる。「会話」は、通話の履歴を表示するものだ。