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連絡や打ち合わせはどう変わる?「Web会議ツール」でできること

Skype for Businessを使ったWeb会議の流れを追ってみる

田中 雄二=ライター 2017/01/12 ITpro

 今回は、マイクロソフトのコミュニケーションツール「Skype for Business」を例に、実際のWeb会議の開催方法を見ていく。

 Skype for Businessは、マイクロソフトが提供するクラウドサービス「Office 365」の一機能、および単体のサービスとして提供される、有料のコミュニケーションツールだ。Web会議のほか、ビデオ通話や音声通話、文字メッセージの送受信といった機能を持っている。

 無料の「Skype」とは異なり、同時にWeb会議を行える人数が最大250ユーザーと多く、暗号化通信など企業向けにセキュリティ機能が強化されている。アプリも、無料のSkypeとは異なるものをインストールする。

会議の相手を管理する

 パソコンからSkype for Businessを利用するには、マイクロソフトのWebサイトからアプリをダウンロードして、インストールしておく。Office 365の加入プランなどによって、インストールするソフトウエアが異なるので間違えないようにしよう。

 インストールが完了したら、アプリを起動し、あらかじめ管理者から割り当てられたOffie365用のメールアドレスとパスワードを入力してサインインする。一度サインインすると、メールアドレスやパスワードを記憶させることも可能だ。その場合、次回からは入力不要でサインインできる。

画面1●Skype for Businessを利用するにはアプリを起動し、管理者から割り当てられたメールアドレスとパスワードを入力してサインインする
[画像のクリックで拡大表示]

 Skype for Businessのメイン画面上部に並ぶ3つのアイコンは、左から「連絡先」「会話」「会議」の機能を表し、クリックするとそれぞれの画面に切り替わる。

 通話や会議の相手は、「連絡先」画面で管理する。検索ボックスに名前を入れて相手先を検索し、相手先を「お気に入り」などのグループに登録できる。登録しておくと、すぐにアクセスすることが可能だ。連絡先の一覧では、相手がサインインしている場合、「連絡可能」と表示される。これで在席中かどうかがすぐに分かる。「会話」は、通話の履歴を表示するものだ。

画面2●Skype for Businessの連絡先管理画面。検索で相手を探し、「お気に入り」などのグループに保存する。「営業1課」といった新規グループも作成できる。連絡先に、相手が現在サインインしていると、「連絡可能」と表示される
[画像のクリックで拡大表示]

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