離れた場所にいる社員同士で、リアルタイムなコミュケーションが必要な場合に活躍するのが「Web会議」と呼ばれるサービスだ。パソコンやタブレット、スマートフォンなどを使い、インターネットを介して複数の利用者間で動画や音声、テキストなどを共有し、会議や打ち合わせができる。
従来このような用途では、「テレビ会議」と呼ばれるシステムを利用することが多かった。テレビ会議システムは、大人数でもクリアな動画や音声で利用できるメリットがある半面、専用機器の導入が必要で、コストが高いという難点がある。
一方のWeb会議サービスは、手持ちのパソコンやスマートフォンで利用できるため、導入コストはテレビ会議より低い。また個人単位で所有していることが一般的な端末を使うため、数人から数十人の会議まで柔軟性のある活用ができる。最近は、画質や音質も向上してきている。
Web会議では、資料を共有しやすい点にも注目したい。例えばPowerPointなどで作成した資料をパソコンで表示し、その画面をWeb会議の参加者に公開できる。また、テキストメッセージを送る機能もあるので、WebサイトのURLなども手軽に共有できる。ホワイトボードのように、参加者が自由に書き込んで表示できる機能を持つサービスもある。