Excelの共有ファイルによっては、管理者以外は閲覧だけで編集できないようにしたいことがあるだろう。この場合、Office Onlineで共有ファイルにする際に、表示のみのオプションを設定する。
閲覧だけのファイルは表示のみのオプションで
設定は簡単だ。まず、Office Onlineで共有したいファイルを右クリック（長押し）して「共有」を選ぶ。「ユーザーの招待」が選ばれていることを確認して、「受信者に編集を許可する」をクリックして、「受信者は表示のみ可能」に設定を切り替える（図1）。この設定後に「共有」ボタンを押してファイルを共有する。
図1●「受信者に編集を許可する」をクリックして、「受信者は表示のみ可能」に設定を切り替えた
[画像のクリックで拡大表示]
一方、ファイルを共有したメンバーが「受信者は表示のみ可能」のExcelファイルを開いたとしよう。ファイル内容はOffice Onlineできちんと表示できる。しかしセルを選択しても全く編集できない仕様だ（図2）。
図2●「受信者は表示のみ可能」のExcelファイルをWindows 7のエクスプローラーで開いた。きちんと表示できたが、セルを選択しても全く編集できない
[画像のクリックで拡大表示]
なお「受信者は表示のみ可能」のファイルは、「Excelで開く」からExcel本体のアプリケーションで開くこともできる。その場合、編集は可能だ。しかし「読み取り」モードとなり、新たな名前を付けて保存し直さなくてはならない。
