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美人研究員は見た! ビジネスメール事件簿

返事に困る長文メールの対処法

平野 友朗、直井 章子=日本ビジネスメール協会 2016/11/07 ITpro

直井研究員(以下、直井):所長~!長い~、長いのです!

平野所長(以下、平野):もう秋だもんね。秋の夜長とも言うし。

直井:違います!長いのはメールです。長いメールが届きました。

平野:長いメール!?

直井:これは頭を悩ませる事件です。

平野:事件だなんて大げさな。でも、内容にもよるね。意味のある長文ならいいけど、そうじゃない長文なら対応にも工夫が必要だ。また、長文メールで、苦情を言われた、アドバイスがほしいと相談された、意図の分からない内容が届いた。そのようなメールを一度や二度は受け取ったことがあるだろう。この類いのメールは、どう返していいか悩むことが多い。

直井:はい。

平野:たとえば、意図が分からないと返事がしにくい。かといって放置するとどうなるかな?

直井:印象が悪くなります。「私のメールを無視した!」ってなっちゃいます。

平野:そうやって自分の評価を落とすのは得策ではないよね。やはり、どんなメールでも1営業日以内に返事をする。その癖は付けておくべきだ。

直井:そうなんですが、長くて……。

平野:メールの長さに関わらず、メールが送られてきた意図が分かれば、すぐに返事ができる。でも、どう返したらいいか分からない、要領を得ないメールは返事をする優先順位が下がってしまう。でも、無視はできない。今日は、比較的に優先順位の低い長文メールが届いたときの対応について考えてみようか。

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