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美人研究員は見た! ビジネスメール事件簿

箇条書きを駆使してメールの内容を論理的に伝えたい

平野 友朗、直井 章子=日本ビジネスメール協会 2016/10/17 ITpro

直井研究員(以下、直井):所長~。質問で~す。質問の時間がやってきました!今から質問をするので3分以内に簡潔に回答してくださいね。

平野所長(以下、平野):突然だし、いつから3分ルールになったんだい?

直井:今日からです!

平野:まあ……よく分からないが。で、どんな質問がきたのかな?

直井:「メールで誤解なく伝えるにはどうしたらいいのか」という質問です。

平野:誤解なくかぁ。ちょっと抽象的な質問だね。誤解なく伝えるためには、言葉の選び方、文章のレイアウト、箇条書きの使い方など、いろいろなポイントが考えられる。もうちょっと論点を絞ってもらえるとありがたいね。

直井:詳細はメールでいただいています。

メールを書いていると、どうしてもダラダラと文章で伝えようとしてしまいます。自分で推敲していても、なんだかよく分からないなぁと思うのですが、シンプルに書くと雑に見えてしまいそうで怖いです。逆に、丁寧に書くといんぎん無礼な気もします。結局、時間ばかりかかってメールがどんどん嫌いになってしまいます。どうやって書いたら自分の伝えたいことがちゃんと伝わって、相手が動いてくれるようになるのでしょうか。上司にも迷惑をかけたくないので是非ともご指導をお願いいたします。

平野:な~んだ。質問がちゃんとあるんだね。それにしてもこの文章を見るだけで、この人の癖が分かるよ。

直井:どういう癖ですか?

平野:思ったままに書いてしまっているんだ。この人の論点は「自分の伝えたいことが相手に正しく伝わり動いてもらうにはどうしたらいいか」だね。論点は分かるが、これだけだと情報が少ないね。

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