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美人研究員は見た! ビジネスメール事件簿

返信遅れの解消はメールの見逃しを回避することから!

平野 友朗、直井 章子=日本ビジネスメール協会 2016/09/05 ITpro

直井研究員(以下、直井):所長!返信遅れを解消する方法、続きの解説をお願いします!

平野所長(以下、平野):もちろんだ。直井さんはこの1週間、返信遅れはなかったかな?

直井:はい!……たぶん。あ、いや、ほぼ……。

平野:ほぼ?じゃあ、ちょっとはあったのかな?

直井:はい……実は、所長のメールを1通、見逃していました。メールボックスを見返して気が付いたんですが、もうちょっとで3日経つところでした。

平野:あ~、あのメールのことだね。緊急の用件ではなかったけど、やっぱりメールを送って翌営業日までには何らかの返事がないと「どうしたんだろう?」って思うことがあるね。すぐに答えられないものはメールを受け取ったことだけでも返事をすると、送り手は安心する。私の場合、2営業日以内に返事がないと催促することもあるよ。それにしても無駄なことをしているなぁ。

直井:え?何が無駄ですか?

平野:メールボックスを見返す作業だよ。

直井:定期的にメールボックスを見返すのは、いい方法だと思ったんですが……。

平野:返信忘れがないか随時見ていると、それだけで膨大な時間を浪費する。見返さなくてもいいように行動のパターンを変えるべきだ。

直井:行動のパターンですか……。

平野:まあ、そこも含めて対応方法を伝授しよう。今回は2回連続の記事だ。まずは前回の記事「メールの返信遅れを解消する方法教えます!」から、セットで読んでほしいね。前回は、「休暇中でメールを送受信できない」まで解説したね。今回は「処理するメールの量が多い」「メールを見逃してしまう」から解説するよ。

課題解決策
返信のために準備が必要
文章を考えるのに時間がかかる
メールを書くのが苦手
通常のビジネスメール研修
自分が返信すべきか迷う
1つのメールに複数の用件が入っている
社内ルールの整備
すぐに結論が出せない
第三者の確認や回答、判断が必要
個々の判断力を鍛える
外出中、出張中などで社外にいる
会議などで席を外していることが多い
休暇中でメールを送受信できない
まとめてメールを処理する
社外で使えるデバイスの導入
処理するメールの量が多い
メールを見逃してしまう
パソコン環境の整備
メール処理のパターンを変える
メールを書くのが遅いパソコンスキルを磨く
(キー入力のスピードアップ)
返信が遅れても問題のない用件
意図的に後回しにした
返信が遅れても問題のない相手
判断の見直し
(ここが根深い問題の可能性あり)
忘れていたタスク管理を学ぶ
メールを読んだらすぐに処理
忙しくて時間がない時間術を学ぶ
ショートカットキー操作を覚える

直井:「メールを見逃してしまう」ことは思った以上に多いような気がします。これを回避する方法を所長は「パソコン環境の整備」としています。まずは、ここから解説してください。

平野:これはいろいろな回避の方法があるから、じっくりと説明しよう。

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