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美人研究員は見た! ビジネスメール事件簿

メールの返信遅れを解消する方法教えます!

平野 友朗、直井 章子=アイ・コミュニケーション 2016/08/29 ITpro

直井研究員(以下、直井):所長~!もったいぶらないで教えてください!

平野所長(以下、平野):いきなりどうしたんだい?やけに鼻息が荒いね。

直井:前回、メールの返信が遅れる理由とその解決策を教えてもらいました。

平野:コラムの最後にまとめたこの表のことだね。

課題解決策
返信のために準備が必要
文章を考えるのに時間がかかる
メールを書くのが苦手
通常のビジネスメール研修
自分が返信すべきか迷う
1つのメールに複数の用件が入っている
社内ルールの整備
すぐに結論が出せない
第三者の確認や回答、判断が必要
個々の判断力を鍛える
外出中、出張中などで社外にいる
会議などで席を外していることが多い
休暇中でメールを送受信できない
まとめてメールを処理する
社外で使えるデバイスの導入
処理するメールの量が多い
メールを見逃してしまう
パソコン環境の整備
メール処理のパターンを変える
メールを書くのが遅いパソコンスキルを磨く
(キー入力のスピードアップ)
返信が遅れても問題のない用件
意図的に後回しにした
返信が遅れても問題のない相手
判断の見直し
(ここが根深い問題の可能性あり)
忘れていたタスク管理を学ぶ
メールを読んだらすぐに処理
忙しくて時間がない時間術を学ぶ
ショートカットキー操作を覚える

直井:そうです。これです。

平野:これがどうしたんだい?

直井:「もっと細かく教えてほしい」という連絡を3人の方からいただきました。3人から質問がきたということは、その裏には同じ悩みを抱えている人が300人くらいいるはずです!私も知りたいので、もっと細かい解説をお願いします!

平野:う~ん。300人はどういう根拠か分からないけど、直井さんが知りたいってことだよね。では、今日はそれぞれの解決策について細かく見ていこう。

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