直井研究員(以下、直井):所長~!もったいぶらないで教えてください!
平野所長(以下、平野):いきなりどうしたんだい?やけに鼻息が荒いね。
直井:前回、メールの返信が遅れる理由とその解決策を教えてもらいました。
平野:コラムの最後にまとめたこの表のことだね。
課題 | 解決策 |
---|---|
返信のために準備が必要 文章を考えるのに時間がかかる メールを書くのが苦手 | 通常のビジネスメール研修 |
自分が返信すべきか迷う 1つのメールに複数の用件が入っている | 社内ルールの整備 |
すぐに結論が出せない 第三者の確認や回答、判断が必要 | 個々の判断力を鍛える |
外出中、出張中などで社外にいる 会議などで席を外していることが多い 休暇中でメールを送受信できない | まとめてメールを処理する 社外で使えるデバイスの導入 |
処理するメールの量が多い メールを見逃してしまう | パソコン環境の整備 メール処理のパターンを変える |
メールを書くのが遅い | パソコンスキルを磨く (キー入力のスピードアップ) |
返信が遅れても問題のない用件 意図的に後回しにした 返信が遅れても問題のない相手 | 判断の見直し (ここが根深い問題の可能性あり) |
忘れていた | タスク管理を学ぶ メールを読んだらすぐに処理 |
忙しくて時間がない | 時間術を学ぶ ショートカットキー操作を覚える |
直井:そうです。これです。
平野:これがどうしたんだい?
直井:「もっと細かく教えてほしい」という連絡を3人の方からいただきました。3人から質問がきたということは、その裏には同じ悩みを抱えている人が300人くらいいるはずです!私も知りたいので、もっと細かい解説をお願いします!
平野:う~ん。300人はどういう根拠か分からないけど、直井さんが知りたいってことだよね。では、今日はそれぞれの解決策について細かく見ていこう。