IT Pro Special : 大塚商会「MAたのめーる」ASP型調達モデル

文具から食材関連まで「MAたのめーる」による一括発注で、調達事務効率が劇的に向上

企業間競争が激化するなかで、コスト競争力強化が求められている。なかでも企業のコストとして大きな比重を占める、購買・調達コスト削減に向けたシステムの構築・導入に注目が集まっている。食事付きの寮やホテルを展開する共立メンテナンスでは、購買・調達コスト削減を、大塚商会の「MAたのめーる」を利用することで実現した。台所用品から食材・家具まで生活に関わるあらゆる商品の調達を行う同社の事例を中心に解説する。

　購買・調達コスト削減に向けて，実際にシステムを構築しようとすると，企業はさまざまな問題に突き当たる。まず調達先が絞れないことだ。多くのサプライヤーは，Webでの注文システムを用意している。しかし，オフィス用品はこのサイト，原材料はこのサイト，パーツはこのサイトといったように，それぞれIDとパスワードを入れて注文しなければならず，手間がかかるうえ一括管理ができない。かといって，主な調達先に声をかけてネットでシステムを構築しようとすると莫大な費用がかかってしまう。

　これらの問題を解決したのが，大塚商会の「MAたのめーる」 ASP型調達モデル連動版（以下：MAたのめーるASP型調達モデル）だ。「たのめーる」は，オフィス用品やPCおよびPC関連用品を提供するオンラインショッピングストア。そして「MAたのめーる」は，企業向けに「たのめーる」をカスタマイズできるサービスで，その個別企業向けに特定製品だけを掲載したり，一定金額以上は自動的に決裁権者にメールで申請が届く決済機能などが付加されている。また，購買実績をCSVデータでダウンロードできるので，部門別の比較やエコ購買の実績を簡単に集計することができる。

　そして，その「MAたのめーる」を拡張し他のサプライヤーの商品も同じ「たのめーる」上で発注できるサービスが，「MAたのめーる ASP型調達モデル」。ユーザー企業同様サプライヤーもインターネットにつながるPC環境があれば参加できるので，サプライヤーの参加を促しやすい。

　もちろんASPサービスなので，一から構築するよりも初期投資が少なくて済み，自前で機器やデータを持つ必要がないのでメンテナンスフリーの気軽さも魅力だ。

　では，実際の事例を見てみよう。

　共立メンテナンスは，「進化する下宿屋」をキャッチフレーズに，食事付きの寮を展開している。全国550拠点で学生寮や社員寮を運営する同社では，事務所の備品から食材，食器，台所用品，電球や家具に至るまで，様々な生活用品が必要となる。これまでも調達コスト見直しのため，発注先を整理・変更してきた同社では，調達事務の効率化に着手しようとシステム化を検討。当初は他のシステムを検討したものの，商品調達コストやサプライヤーの一元管理で壁にぶつかっていた。そんな時に大塚商会から同サービスの提案を受け，共立メンテナンスのニーズを満たすものであると判断し採用を決定。提案から半年足らずの10月1日，まずは首都圏の200拠点でサービスを開始した。大塚商会を含め30のサプライヤーの製品900点を掲載している。

　同社では，以前は発注作業を現場の寮長からのFAXによる依頼内容を本社の調達担当者がアクセスにデータ入力・集計して各サプライヤーにFAXで発注するというプロセスを踏んでいた。しかし，本社に届く発注件数は日に4，50件にもおよび，発注内容の確認に加え，なかには読みにくく送信者に問い合わせるなどの作業もあり，２人で担当しても残業が恒常化した事務処理量だった。

　それが「MAたのめーる ASP型調達モデル」導入後は，FAXを転記するといった入力作業もなくなり，1人で十分な作業量に激減。さらに，金額に応じて自動的に決裁権者に承認依頼がメールされるので，承認プロセスもスムーズになり，デリバリーのスピードアップにもつながった。

　最も劇的に効率アップが図れたのは，請求書の確認作業。月に約3000件のデータについて，発注と請求が間違っていないか全部チェックするため，丸一週間かかって行っていた作業が，現在はほぼ１日で完了するようになった。また，以前は発注システムと基幹系がリンクしていなかったため月末に請求データを再度基幹系のAS400に入力し直していたが，請求データも集計をCSVファイルでダウンロードできるようになったので，情報システム部が作成した変換プログラムでコンバートするだけで基幹系にデータを取り込めるようになった。同社では，来年3月までには全国550拠点すべてに同システムを拡大展開の予定だ。

　　この他の事例としては、大手ゼネコンの竹中工務店でも「MAたのめーる」を活用し、セメントや土嚢といった工事現場用品までをWebで発注できるようにした。以前は現場ごとばらばらに購入していた資材を一括発注することにより、コスト削減を実現している。

　このように「MAたのめーる」は、その業務効率向上やコスト削減効果が実証されており、調達で課題を持つ企業には最適のソリューションといえよう。

　当初は調達先を1社にまとめようかと考えていました。しかし，やはりサプライヤーによって取扱品の得手不得手があるので，それではベストプライスで調達ができません。望み通りのシステムを作ろうとすると莫大な費用がかかるしと悩んでいたときに，「MAたのめーる ASP型調達モデル」をご提案いただきました。これだと思いましたね。

　当初Webからの購買に抵抗があるかと心配していましたが，大塚商会の研修センターで研修をしていただけたこともあって，スムーズな導入が図れました。また，今までは全国に取り扱い商品リストを配布するのも大変でしたが，「MAたのめーる ASP型調達モデル」なら，Webなので最新の商品リストを全国で簡単に見ることができ，写真をつけたり特長や使い方まで説明できるので，とても便利ですね。

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