「プロジェクトに内在するコストや納期，品質などのリスクをいかにコントロールするか」――。プロジェクトの成否はここにかかっているといっても過言ではない。こうしたリスク管理にフォーカスしたのが，サイオステクノロジーのプロジェクト管理ツール「ProjectKeeper Professional」である。これまで，把握しづらかったプロジェクトの状況をさまざまな角度から分析し，リスクを顕在化させるプロジェクト運営を実現。これにより，リスクに対する的確な対応とプロジェクトの成功を強力に支援している。
「工程の遅れで納期に間に合わなかった」，「終わってみれば予算をオーバーしていた」…。プロジェクト運営でこんな経験を持つ企業は少なくないはずだ。
例えば，顧客の要求通りのシステムを開発しても，工程管理のミスで納期が遅れるような事態になれば，企業の信用問題にもなりかねない。一方，納期に間に合わせようとするあまり，バグなどの不具合を見逃すようなことになれば，企業の品質管理に対するリスク要因となる。さらに，一見，順調に進んでいるプロジェクトであってもコスト超過に陥り，内部的には失敗と見なされるケースも少なくない。こうしたコスト超過は，ずさんな原価管理など，リスクが顕在化した結果だといえるだろう。
ビジネスにスピードが求められる今日，様々なプロジェクトを同時進行する企業には，従来よりも多くのリスクが内在している。このため，いかにリスクをマネジメントするかがプロジェクト運営の鍵を握るといっても過言ではないだろう。
それでは，リスク管理を重視したプロジェクト運営を進めるためにはどうしたらよいのだろうか。まずは「赤字プロジェクト」と「優良プロジェクト」を例に考えてみよう。
一般に「赤字プロジェクト」の場合，従来の経験に依存する「有視界飛行」プロジェクトであることが多い。プロジェクト・マネージャーがメンバーから週に1回〜2回程度，進捗状況の報告を受け，プロジェクトの状況を見えている範囲内で「感覚的に」判断。そのため，プロジェクトが終わってみれば，実は「赤字だった」という事態を招くことになる。
それに対して，「優良プロジェクト」では，リスク要因となるプロジェクトの進捗や原価などの情報が「定量的」に分析され，視覚的な情報を基にプロジェクト・マネージャーが状況を判断しているケースが多い。このため，コスト超過といったリスクを早期発見し，赤字プロジェクトを回避できるようになる。つまり，優良プロジェクトは，稼動状況を正確に把握できる「計器飛行」のプロジェクト運営から生まれるといえるだろう。
こうした背景から，近年注目されているのが「プロジェクト管理ツール」である。実際，プロジェクト管理ツールを導入した現場では，「プロジェクトの状況を定量的に判断できるようになった」，「タスクの実施漏れや不具合の解決漏れなどが少なくなった」，「コスト超過の問題を回避できるようになった」など，様々な効果を得ている。
ただし，プロジェクト管理ツールと一口にいっても，多種多様なツールが市場に提供されているため選択に迷う企業も少なくないはずだ。そこで，プロジェクトの状況を詳細に分析，表示してリスクを回避できるどうかという観点から，ツールを選択するといいだろう。
プロジェクトを「有視界飛行⇒計器飛行」化するには，プロジェクト運用サイクルからプロジェクト結果を分析できるツールが有効だ。
現場で使われることを意識して，わかりやすく直観的に操作できるインタフェースとなっている。
こうした観点で，近年急速に注目を集めるようになったのが，サイオステクノロジーのプロジェクト管理ツール「ProjectKeeper Professional」である（図1）。その特徴は，プロジェクトの状況を様々な角度から分析，分かりやすく表示することで，進捗状況やコストなどプロジェクトに内在するリスクをリアルタイムに“知らせる化”できる点にある。
具体的には，「BI（ビジネス・インテリジェンス）機能」により，ProjectKeeper Professionalに登録されたあらゆるデータを様々な条件で抽出し，一覧表やグラフを作成。この一覧表やグラフをダッシュボード画面でグラフィカルに表示することで，プロジェクト・マネージャーは状況を定量的に把握し，リスクの早期発見と的確な対処が可能になるのだ（図2）。
また，プロジェクトの重要な要素であるコスト（労務費，経費，材料費など）について，予算と実績を月別に対比し損益の状況をグラフや一覧表で包括的に管理できる「原価予算実績分析」や，予算と予定の観点からプロジェクトを定量的に評価する「EVM分析」にも対応。EVM分析により，完了予定日や最終損益の予測が可能になり，リソースの再配置や計画の修正を図るなど，先手を打ったリスク対応が行える。
さらに，プロジェクトの工程と必要な人員数，原価などを登録して一覧で確認できる「工程管理」，各工程のスケジュールをガントチャートで作成する「スケジュール管理」，メンバーが工程の進捗や工程に費やした時間を入力する「実績入力」などの機能が用意されている。
上記に加えて，プロジェクト運営に欠かせない「コミュニケーション機能」も実装。プロジェクト・マネージャーとメンバー間の円滑なコミュニケーションをサポートする「メッセージ機能」や，プロジェクトで発生した課題と対応状況をメンバー間で共有する「課題管理機能」を活用すれば，解決の遅延や問題の肥大化を未然に防ぐこともできるだろう。
こうした機能を備えるProjectKeeper Professionalをフル活用することで，プロジェクト運営は劇的に変革できる。その大まかなフローは，次の通りだ。
- プロジェクト・マネージャーがプロジェクトを登録
- プロジェクトの基本情報（誰が何をいつまでに実施するか）を作成
- メンバーをアサイン
- メンバーが進捗を報告。プロジェクト・マネージャーは各プロセスの進捗管理などに基づき，プロジェクト運営内容を分析
- 分析で明らかにされた問題点に対し，メンバー間でコミュニケーションを取りながら解決
こうしてプロジェクト全体の状況と内在するリスクを“知らせる化”する「計器飛行」のプロジェクト運営により，運用サイクルを確実にまわすことができるようになれば，これまでの赤字プロジェクトを優良プロジェクトへと転化することも可能だろう。
さらに，プロジェクトの規模拡大とともに増大するリスクをタイムリーな情報共有と進捗管理，コスト管理などで低減できるほか，プロジェクトの活動プロセスや実績情報はデータベースで一元管理されるため，内部統制に役立てることも可能だ。
サイオステクノロジーでは，ProjectKeeper Professionalを販売するだけでなく，企業ニーズに応じて初期導入コンサルティングや各種サポート・サービスを提供している。まずは，気軽に相談することから始めてはいかがだろうか。
