低価格，少人数でも本格的なワークフロー構築ナルボの「ワークフローEX Lite」～懸案の文書管理もすっきり解消～

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株式会社ナルボ
プロダクト広報/技術スタッフ
千原涼香氏

本格的なワークフローシステムを導入して，より一層の業務の円滑化を図りたいと願う企業は多い。その実態はというと，Excelで稟議書を印刷しこれまでどおり紙の書類で回しているケースが目立つ。もしもExcelで作成した書類がそのままワークフローを流れたなら・・・。その理想を実現した製品が，ナルボの「ワークフローEX Lite」だ。

　社内業務を円滑に推進するためには，部門間の業務処理を明確化した社内システムが必要になる。このようなシステムを一般にワークフローと呼ぶが，IT化によるワークフローの現状は大きく2つに分類できる。1つは，ERPやグループウェアなどから派生した専用ツールを導入すること。もう1つは，パソコンで稟議書を作成し手渡しによるワークフローを展開する方法だ。

　実際のところ，企業のワークフローは後者の場合であることが少なくない。そのような企業では，無数のWordやExcelなどの文書ファイルがサーバーやクライアントPC上に蓄積されている。そこでは，おそらくは文書の重複や未整理のまま管理もままならない状態にあると思われる。できれば文書管理をしながらワークフローも展開できたらと，誰もが感じているはずだ。

　「ワークフローEX Lite」は，こうした企業の多くが直面するワークフローの問題をすんなり解決しようという観点から生まれた製品だ。あったらいいなと思っていたが，現実にはなかった製品。それが，ナルボの「ワークフローEX Lite」である。

　「ワークフローEX Lite」は，Excel、Wordで作成した書類をそのままワークフローに展開できるシステムだ。ただし，搭載しているエンジンは大規模な会社での運用実績をもつ本格的なワークフローエンジンである。それでいて，低価格かつ容易な導入を追求した結果，最大200名の利用で価格100万円を実現している。

　本製品は，クライアントアプリケーションの「ドキュメントエクスプローラー」と管理ツールの「ワークフロースタジオ」の2つのソフトウエアから構成される。クライアントアプリケーションの「ドキュメントエクスプローラー」は，使い慣れたメーラーを操作する感覚で，申請書類の作成から承認手続きが円滑に行えるツールだ。交通費の決裁を行う例では，交通費のテンプレートから申請書類を作成して申請を行う。稟議ルートのみを定義しているテンプレートを使用し、任意のExcel、Word文書を指定することもできる。申請書類は事前に設定されたルートに従って申請者からその上長の課長へ、その部長へと承認を得ながら流れて行く。経過の確認や承認の確認なども，簡単に行うことができる。

「ドキュメントエクスプローラー」では、申請書類の作成から承認手続きまでがメーラー感覚で行える。

　一方の管理ツールの「ワークフロースタジオ」も，GUI環境で容易にワークフローの定義や管理が行えるようになっている。ワークフローのルートやテンプレートの定義，社員や部署などの人事データの定義，「ワークフローEX Lite」の管理などが，SQL Serverのエンタープライズマネージャに似た感覚で行える。
　
　また，セキュリティ面ではRijndaelとWS- Securityの2つの仕様により通信データを暗号化することで，安全かつ確実に申請書類の転送を実現している。

　市販のワークフローシステムの多くは，Webベースで開発された製品である。その点，「ワークフローEX Lite」は.NET Framework上で動くシステムであり，Webベースの課題となっているレスポンスや操作性などの心配もない。例えば，交通費の記入欄がいっぱいになってしまった場合でも，「ワークフローEX Lite」ならExcel、Wordで簡単に行を追加できてしまう。
　
　同社では「ワークフローEX Lite」と同等の機能をもち，SQL Server 2000に対応した上位製品の「ワークフローEX」も発売している。その違いについて，同社のプロダクト広報/技術スタッフの千原涼香氏は「『ワークフローEX Lite』はMSDEを利用しており，容量制限がございますが、200名で利用した場合には文書量にもよりますが、概ね1年程度の使用が可能と考えています。それ以降の利用または大規模環境での利用には，弊社の『ワークフローEX』へのアップグレードをご案内しています」と説明する。
　
　なお，ナルボでは「ワークフローEX Lite」の操作性を体験できる，「ワークフローEX紹介セミナー」を定期的に開催している。詳細は関連リンクを参照してほしい。

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・ワークフローEXセミナーのご案内
・株式会社ナルボHP

■会社名	株式会社　ナルボ
■所在地	〒150-0012 東京都渋谷区広尾1-10-4 越山LKビル2F
■URL	http://www.knowlbo.co.jp
■TEL	03-6821-7766
■FAX	03-5475-1881
■e-mail	customize@knowlbo.co.jp