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情報漏えい防止対策のカギは紙文書の管理

複合機「imagio MPシリーズ」と情報漏えい防止ソフト「JP1/秘文」の連携でセキュリティを強化

企業や組織における情報漏えい防止対策として,紙文書のセキュアな管理が焦点になっている。そこでリコーはデジタル複合機「imagio MPシリーズ」を,情報漏えい防止ソフトとしてトップクラスのシェアを誇る日立の「JP1/秘文」と連携。情報の機密性と安全性を確保しながら,利用者に負担をかけない簡単操作の紙文書スキャン環境を実現する「imagio SecureScan for JP1/秘文」を発売した。

情報漏えい防止対策でカギとなる紙文書の管理

個人情報の漏えいが後を絶たない。NPO日本ネットワークセキュリティ協会が2007年7月に発表した「2006年度情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によれば,2006年の個人情報漏えいの公表件数は993件,前年比96%とほぼ同じレベルで推移しているものの,漏えい人数は2200万人と前年比2.5倍で,大幅に増加している。一方,漏えい経路では,紙媒体経由が前年と同様,43.8%と依然として最も多くなっている。この結果から,個人情報保護法の施行を契機に,多くの企業で情報漏えい防止対策を実施しているにもかかわらず,とりわけ,紙文書で十分なセキュリティ対策が行われていないケースが多いことがわかる。

なぜ,紙文書のセキュリティ対策は遅れているのだろうか。見積書や請求書,契約書,FAXによる受注書など基幹となる業務の中に,紙文書は必ずと言っていいほど存在する。企業内でIT化が進む以前から業務の中に存在しているため,デジタルデータを中心としたセキュリティ対策ではカバーしきれない面がある。さらに,携帯電話や生命保険,レンタルビデオ店,クレジットカードなどの各種申込書,メーカーの研究所における各種測定機器の実験データ,病院における検査データなど,さまざまな場面でもいまだに紙文書は存在する。こうした文書には,個人情報が記載されるケースも多く,セキュリティの確保が必要であるにもかかわらず,店頭などの顧客接点やさまざまな現場で利用されているため,十分な対策が施されていないのが実情だ。

セキュリティと使い勝手を両立させたスキャン環境を実現

こうした紙文書のセキュリティ確保のための有効な対策としては,文書をスキャンして電子化し,そこでデジタルデータの情報漏えい対策用として実績のある,評価の高いツールを活用して,データを管理することだ。そこでは,データの機密性と安全性を確保しながら,利用者には負担をかけず,コピー機を使うのと同じくらい簡単な操作で,スキャンできることが必須となる。セキュリティは確保できても,操作が煩雑だと,日常業務の中なので,利用者は面倒になり,スキャンしなくなってしまう。

これらの問題を解決し,紙文書をデジタルデータ化して,統合的に管理,情報漏えいを防止するのがリコーの「imagio SecureScan for JP1/秘文」である。同製品はリコーのデジタル複合機「imagio MPシリーズ」と日立製作所の情報漏えい防止ソフト「JP1/秘文」を連携させたもので,Webアクセスカードを挿入したimagio MPシリーズとJP1/秘文連携PCをネットワークで接続し,スキャンしたデータをJP1/秘文ファイルサーバーやWindows(R)共有サーバー,メールサーバーに蓄積する(図1)。そして,スキャンした情報の暗号化とアクセス権限設定によるデータ管理を行い,紙文書のセキュリティを高め,情報漏えいを防止する。同社がJP1/秘文を選んだのは,データの持ち出し制御とデータ暗号,アクセス制御というシンプルなコンセプトのもと,情報漏えい防止ソリューションとして国内トップクラスのシェアを持ち,ユーザー企業に高い評価を受けているからだ。

図1 imagio SecureScan for JP1/秘文のシステム構成図

図1 imagio SecureScan for JP1/秘文のシステム構成図

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情報漏えいを徹底的に防止する機能をサポート

同製品のポイントは,「情報漏えいの徹底防止」と「簡単操作による業務効率向上」の2つである。情報漏えいの徹底防止では,利用者に制限をかけると共に,利用者のアクセス権限を一括して管理し,より確実なセキュリティを実現する。また,スキャン時のログ取得ができるので,「誰が,いつ,スキャンしたか」など徹底した情報管理を行うことができる。さらに,データを自動的に暗号化するので,情報漏えいをトータルな形で防ぐことが可能だ。一方,簡単操作による業務効率向上では,スキャン操作と共に,データを暗号化。スキャン条件や暗号化条件,ファイル名,転送方法などを事前に設定することで,セキュリティの強化と共に,スキャン・電子化作業の短縮化を可能にする。

同製品の機能の特長は次の5つにまとめることができる。

1つ目はJP1/秘文管理サーバーに登録された利用者のみが使えることである。利用者制限の設定により,「誰もがスキャン可能」という情報漏えいが起きやすい環境を防ぐことができる。また,利用者の使用状況や履歴の把握も可能だ。

2つ目は簡単な操作でスキャンデータをJP1/秘文の共有機密フォルダに直接送信,一括管理できることだ(図2)。タッチパネル上の簡単な操作で,スキャンデータはJP1/秘文の共有機密フォルダへ送信され,格納と同時に暗号化される。これによって,PCで暗号化する手間が省けると共に,JP1/秘文システムで,利用者のアクセス権限の一括管理が可能になる。

図2 スキャンデータをJP1/秘文の共有機密フォルダに直接送信,一括で管理

図2 スキャンデータをJP1/秘文の共有機密フォルダに直接送信,一括で管理

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簡単操作で業務効率の大幅な向上を支援

3つ目の特長はWindows(R)の共有フォルダにもスキャンデータを暗号化して格納できることだ。JP1/秘文の共有機密フォルダを運用していない利用者もタッチパネル上の操作だけで,スキャンデータをJP1/秘文の自己復号型暗号ファイルに変換でき,Windows(R)の共有フォルダに格納することができる。

4つ目は暗号化したスキャンデータを複合機imagioから直接メール送信できることだ(図3)。スキャンデータをタッチパネルの操作だけで,JP1/秘文の自己復号型の暗号ファイルに変換し,メールで送信する。imagio上で宛先を事前設定することで,送信ミスによる情報漏えいも防ぐ。

5つ目はファイル名,スキャン条件や暗号化条件,転送方法などが事前設定できることだ。Webアクセスカードをimagioへ挿入することで,操作パネルでWebブラウザが使えるようになり,操作条件を個別に事前設定できる。これによって,利用者の操作が簡略化され,業務効率が向上すると共に,操作ミスの防止につながり,全体のセキュリティレベルが向上する。また,インポート・エクスポート機能により,他のJP1/秘文連携PCも同じ設定で利用することができる。

図3 暗号化したスキャンデータをimagioから直接メール送信

図3 暗号化したスキャンデータをimagioから直接,メール送信

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このようにして,imagio SecureScan for JP1/秘文は快適なスキャン環境を実現し,企業の紙文書に関するセキュリティ強化を支援。容易な操作により業務効率を向上させると共に、紙文書からの情報漏えいをトータルに防ぐことができる。

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リコー「imagio SecureScan for JP1/秘文」製品カタログ

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