内部統制の整備は大きく4つの作業に分かれる。まず，“計画・方針の作成フェーズ”，次に“文書化フェーズ”，“評価・改善フェーズ”と続き，最後に“有効性の評価フェーズ”となる。実際に内部統制が始まると，これら4つのフェーズを毎年繰り返して行うことになる。

内部統制で求められる業務文書は，業務フロー，業務記述書，リスクコントロールマトリクス（RCM）の3点である。このうち，RCMはどの企業でも今回初めて作成する文書であり，試行錯誤を繰り返しながら作成せざるを得ないため，かなりの時間を費やすことになる。

しかし，「あらかじめ標準的な業務プロセスについて業務フロー，業務記述書，RCMがあれば，それを活用して文書化フェーズを効率的に行うことができる」とテクノスジャパンの桜井 えり子氏は述べる。そこで，テクノスジャパンは最も時間が掛かる文書化作業を効率的に進めることが内部統制整備には重要と考え，文書実例集「Fact-JSOX」を作成した。

一方，評価・改善フェーズを効率的に行うには，IT統制の導入が大きなポイントとなるが，システムの再構築が必要であったり，費用と時間が掛かるため，J-SOX法の実施が迫った現在は，「初年度は現状のまま評価・改善を行い，次年度以降，運用フェーズになったらIT統制を導入するということでも遅くはない」と桜井氏は指摘する。

同社が提供する「Fact-JSOX」は，国内の標準的な企業をモデルとして作られ，販売・購買・在庫・会計に関する約90の基本業務について業務フロー，業務記述書，RCMを文書実例集として用意している。ユーザーはこの文書実例集を参考書として活用し，自社業務に合わせて変更しながら3点の文書を作成する。「Fact-JSOX」の文書は，ExcelなどMicrosoft Office製品で作成されているため，ほかの文書管理ツールと容易に連携が行える。

「Fact-JSOX」では，3点の文書のほかに文書作成ルールやリスク一覧なども用意している。リスク一覧は，RCMのリスク部分だけを抜き出して，それに付加情報を追加したもので，文書化のコンサル支援をする中で顧客の要望により作成した資料である。このリスク一覧を活用して，リスクの洗い出しを効率的に行うことができる。

実際に「Fact-JSOX」を活用して文書化を進めている事例も紹介された。パイロットプロジェクトの実施後に「Fact-JSOX」を購入したという事例だったが，パイロットプロジェクト実施により，(1)文書作成ルールや参考書が必要と感じた，(2)白紙から作成するより既製品の手直しの方が効率的であると判断した，(3)全社展開にあたり，リスク，統制の具体的な文言でのサンプルが欲しいなどの理由から，「Fact-JSOX」を購入し，現在，文書化の全社展開を行っている。

「Fact-JSOX」を参考書として使用することで，記述のバラツキを抑制し，文書化作業の時間が短縮できている，リスクと統制の洗出し作業が効率よくできているなど，「Fact-JSOX」の使用効果を実感しているという。

このような事例を紹介しながら，最後に桜井氏は「Fact-JSOX」を活用することで，内部統制の準備期間でいちばん時間が掛かる業務プロセスの文書化の効率化を実現できることを強調した。

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文書化フェーズを効率化する「Fact-JSOX」