オフィスの固定電話にかかってきた電話を取り次ぐ業務は、見慣れた日常的な風景だ。しかし、そこで生じる業務やコストのロスは、実は意外と大きい。KDDIの試算によると、オフィスで1人が1日に取り次ぐ電話は平均8件で、1件あたり2分かかるという。こうした条件を基に試算すると、1カ月に107時間も電話の取次によって業務が中断されるうえ、その人件費に22万4,000円も無駄遣いしていることになる。
これは、外部からオフィスへかかってくる電話を、固定電話で対応していることが原因だ。携帯電話のように相手に直接つながるような電話環境がオフィス内にもあれば、電話の取次はなくなり、業務効率の向上とコスト削減につながるはず。こうした要望を具現化するのが、「モバイルセントレックス」だ。
特に、ａｕの無線LAN対応携帯電話「E02SA」を利用するKDDIの内線ソリューション「OFFICE FREEDOM」ならば、企業の様々な環境や要望に柔軟に応えることができる。例えば、運用中の電話システム（PBX等）への追加や（図2を参照）、使用しているスケジューラーなどとのシステム連携にも実績のある認定パートナー（図3を参照）が対応し、それぞれの企業にあった最適な内線ソリューションを提供している。
実際にOFFICE FREEDOMを導入して、大きな成果をあげているのが、富士通グループのSIベンダーである株式会社富士通ビジネスシステムだ。同社は、関西営業本部オフィスの移転に伴い、社内コミュニケーションの円滑化と営業情報のリアルタイムな共有、顧客へのクイックレスポンスなどを目指して、OFFICE FREEDOMを導入した（図4を参照）。
同社では従来、固定電話にかかってきた顧客からの電話に対して、担当者の在社確認に時間がかかったり、外出中の担当者への連絡が滞ったりするなどが原因で、ビジネスチャンスを逃すことがあった。さらに、顧客とのコミュニケーションに多用しているメールが、オフィスのパソコンでしか利用できなかったため外出先から対応できず、レスポンスが遅れることが散見された。
一方、社内のコミュニケーションでは、顧客との面談内容を報告する日報を、オフィスでしかパソコンに入力できなかったため、上司が実情を把握するまでに時間がかかり、顧客の要望への対応が遅れることもあった。
OFFICE FREEDOMを導入した同社は、営業担当者110名にE02SAを配布。オフィスにかかってきた電話は、各営業担当者の内線番号または携帯電話番号に転送するだけで、社内の場合は内線電話に、外出中の場合は携帯電話に自動で接続される。その結果、電話の取次にかかる時間が大幅に短縮でき、また取次が確実に行えるようにもなった。さらに、オフィスのパソコンで受信したメールが、外出先から携帯電話で確認できるようになり、顧客へのレスポンスも大幅に向上し顧客満足度向上につながった。
日報の情報共有も、スピーディに行えるようになった。外出先から携帯電話で日報を入力することにより、リアルタイムな営業情報をオ
フィスにフィードバックできる。1台の携帯電話を通話だけではなく、データ通信にも利用するため、セキュリティ対策が不可欠となるが、BREW(R)対応のａｕ携帯電話を利用するOFFICE FREEDOMなら万全だ。万が一、端末を紛失したり盗難されても、「センタープッシュ機能」によって端末のデータやBREW(R)アプリを全て遠隔操作で消去できるからだ。
業務効率の向上に加えて、通信コストの抑制も重要な課題。そこでａｕでは、企業の利用実態に即した最適な内線ソリューションをラインアップしている。主として、携帯電話を社員同士の連絡用に利用している企業では、「ビジネス通話定額」の利用が有効だ。月額9,765円（1回線）でグループ登録されたａｕ同士の通話が定額となり、OFFICE FREEDOMとの併用も効果的。OFFICE FREEDOMの無線LANを利用したデータ通信も無料となるため、通話とデータ通信の両方のコストを削減できる。
さらに、オフィスビルなどの特定エリア内で、300回線以上の利用がある場合は、「OFFICE WISE」がお勧めだ。月額945円（1回線）で、ａｕの機種を変えることなくオフィス内の通話が定額となる（別途、無線基地局の設置が必要）。オフィスの固定電話をワイヤレス化することで、ワークスタイルの進化も期待できるはずだ。
商品の詳細は、モバイルソリューション事業本部
0077-7041（無料）
0120-925-041（無料）
（9:00〜20:00 土日祝日も受け付けております）
または、KDDIのWebサイトへ
