この連載では、「ダメに見せない説明術」を扱っている。前回は、一つめのダメ説明である「長い、細かい、テンポ悪すぎ」をテーマに取り上げた。10のダメ説明は以下の通りである。
「10のダメ説明」
- 長い、細かい、テンポ悪すぎ
- 論点不明、主旨不明、結論なし
- 抽象的、具体的でない、表面的
- 理由がない、何故？が満載、説明が不足
- 独りよがり、自分視点、自己中心
- 遅い、ぎりぎり、時間なし
- 理解が浅い、内容が陳腐、質問されると沈黙
- 先を読まない、場当たり的、その場しのぎ
- 思想がない、考えがない、自分がない
- 反論する、否定する、対立する
前回は、説明者と被説明者間に発生する「説明におけるコンフリクト」について、その意味と発生メカニズム、「コンフリクト」の解消策としての「要約」の事例を簡単に説明した。
今回もこの続きとして、「長い、細かい、テンポ悪すぎ」というダメ説明の改善策である「要約」をテーマとする。なお、筆者の研究する「ヒューマンマネジメント」理論の中では、「要約」を「要約話法」という科目で定義している。今回は、この「要約話法」の七つのポイントを説明する。
コンフリクト解消のための「要約話法」
前回、筆者は説明者と被説明者のコンフリクト（対立、衝突）の原因になるのが「被説明者のコストにおける不満」であること、説明を聞いて理解するための行動コストが過剰であると感じた場合に聞き手が不満を感じる可能性が高くなることを説明した。
要は、聞き手の「何で、こんな長いよく分からない話を聞くために時間を割かないといけないのか」という不満である。この不満を解消する（＝コンフリクトを発生させない）ためには、説明側は「分かりやすく、簡単に理解できるような説明」をする必要がある。
この有効な手段になるのが「要約話法」の技術である。要約話法とは、筆者の使う言葉で、「話を可能な限り短くし、重要なことを短い時間で確実に伝え、相手に行動してもらう」ためのコミュニケーションメソトロジである。
説明力や要約というと、「ありきたり」「社会人としてあたりまえ過ぎる基礎技術」として軽視する人も多い。だが、基礎技術なのにも関わらずしっかり習得できてない人が多い、と筆者は感じている。
筆者は数多くのビジネスパーソンと一緒に仕事をしてきたが、面白いことに、基礎技術を笑う人に限って仕事力に課題があり、基礎を軽視しない人の方が仕事ができることが多い。
筆者は社会活動として「アシノ大学」という社会人や学生向けのビジネススキル勉強会を主宰している。この講座には「要約話法」を教えるカリキュラムがあり、「説明力」を向上させたい受講生向けに紹介している。ここでも、受講したいという人はしっかり仕事ができている人たちである。
今回、要約技術について紹介するが、読者にとっては、ありきたりで簡単すぎる内容と感じるかも知れない。そういう場合は、遠慮なく読み飛ばしていただいて構わない。今回のシリーズは「説明力」という基礎的なテーマを取り上げているので、内容のレベルが低く感じられるかもしれないことをあらかじめ理解いただければ幸いである。
