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芦屋広太一つ上のヒューマンマネジメント

10年後も通用する文章術(1) 「駄目でない」文章を書くための9カ条

2009/02/05 ITpro

 私は企業のIT企画部門の課長としてチームメンバーの文章をチェックしています。また,教育コンサルタントとしてビジネス文章を教えたり,国家試験科目の論文添削をしています。

 異なる立場で非常に多くの文章を見てきたので,今では「どんな文章が駄目なのか」がよく分かるようになりました。ここから紹介するのは「よい文章を書く技術」です。

「よい文章」とは「駄目でない文章」

 私は人に「よい文章を書くコツは何ですか?」とよく聞かれます。そのときにはいつも,「駄目な文章を書かないようにすることです」と答えています。

 人が何をもって「よい文章だ」と感じるかどうかは,極めて主観的なものだと考えています。個人の受け止め方や感じ方に依存する部分が多いからです。

 では,ビジネス文書でも「よい文章」を書かなくてはいけないのでしょうか。もちろん,それができるに越したことはありません。

 しかし,どんな人でも「うまい」と言わせるような文章を書けるようになるには,相当な訓練が必要で時間がかかります。普段忙しいビジネスパーソンに,なかなかその余裕は作れません。

 少なくとも「駄目な文章」と思われなければ,ビジネス文章としてはとりあえず十分――。私はこう考えています。

 そこでこの連載では,「誰が見ても下手で駄目」という文章を書かないこと=よい文章を書ける,と定義し,その技術を紹介していきます。これは,私が会社員として20年,教育コンサルタントとして10年活動して体得してきた超実践的な技術セットです。

駄目な文章は「どこが駄目」か

 駄目な文章を書かないようにするにはまず,何が駄目かを理解しなければなりません。まずは駄目な文章を見ていくことにしましょう。

 普段,私が文章をチェックして指摘しているのは以下の9つの項目です。これらを指摘されないようにすれば,とりあえず文章で「駄目」と言われることはなくなると思います。

文章を見ると思わず言ってしまうこと
(1)主張を書いて!
(2)理由を書いて!
(3)(構造化の)階層をそろえて書いて!
(4)概要と詳細に分けて書いて!
(5)一言で表現して!
(6)抽象的な表現でなく,具体的に言って!
(7)省略をしないで書いて!
(8)事実と意見は分けて書いて!
(9)論点を明確にして!

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