今回は私が日々実践している、仕事を早く片付けるコツを5つご紹介したいと思います。日々の仕事のお役に立てれば幸いです。
その1:ToDoリストを作る
ToDoリストを作ると全体の見通しが立つので計画的に仕事を片付けていくことができます。毎朝ToDoリストを作成する過程で仕事を洗い出し、大凡の作業時間をイメージしておくと効率よく仕事を片付けることができます。
もし突発的に仕事が発生するような職種である場合は、日々の傾向を把握して突発的に発生する仕事を処理する時間を空けておき、残りの時間でroutine work等を処理するようにするとよいと思います。
その2:重要なことから片付ける
午前中は重要なことを集中して片付け、午後にそんなに重要でないことをを片付けていくという生活はいかがでしょうか。かつ重要な仕事が多いときだけ朝早めに出勤するという生活スタイルが身に付けば驚くほど生産性が上がります。
その3:情報は極力整理しない
何らかの書類をファイリングするとしましょう。几帳面な人は丁寧に1枚1枚日付順にソートしてきちんとファイリングしますが、合理的な人は例えば1ヶ月単位でまとめてクリアファイル等に突っ込んでおきます。後者の場合、書類を使うときに改めてクリアファイルの中から必要な書類を探し出す手間が生じますが、前者のように全て丁寧にファイリングすることに比べれば全体とすればかなり時間短縮なはずです。
その4:自分がしなくてもいい仕事は積極的に他の人に振る
自分がしなくてもいい仕事は積極的に他の人に振るとよいと思います。マネージャはもちろんそうなのですが一般社員であっても同様です。例えば社内にサポートデスクがあるのであれば、PCが故障した場合自分で原因の特定まで行うのは本質的な時間の使い方でないことになります。
その5:先に週報を書き上げる
普通の人は週末にその週に行った仕事を思い出しながら週報を書くのですが、私の場合はちょっと違います。まず週の初めに今週の予定を想像しながら週報を作ってしまいます。そして仕事を進めながら予定外のことがあった場合にその部分を週報に書き足しながら仕事を進めるようにしています。
この方法のメリットはいろいろあります。
- 計画的に仕事を進めるクセが付く。
- 先に1週間の仕事を定義してしまうので無駄なく自分の時間の割り振りができる。
- 身のある質の高い週報として提出できる。
- 週末に週報を書かなくても済む。（思い出しながら書くのは結構時間がかかる）
