最近，プロジェクト・チーム内におけるコミュニケーションについて，約30人のプロジェクト・マネージャに取材する機会があった。そのとき，チーム内のコミュニケーションに関する問題意識として，大きく二つの事柄が浮かび上がった。一つは，日ごろの雑談を含めてメンバー同士の対面でのコミュニケーションを活性化すること。もう一つは，増える一方のメールでのコミュニケーションを効率化することだ。

　対面でのコミュニケーションの活性化については，プロジェクト・マネージャが率先して大きな声で話しかける，必ず何人かで一緒に昼食をとることをルール化する，といったさまざまな工夫を，それぞれのプロジェクト・マネージャから聞くことができた。ところが，メールでのコミュニケーションの効率化に関する方策として聞けたのは，メーリング・リストを定期的に棚卸しして無駄なものを廃止する，という方策ぐらいだった。多くのチームが「分かりにくいメールが少なくない」という問題を抱えているようだったが，これについては妙案を聞くことができなかった。

　今では，毎日100通以上のメールを受け取るエンジニアは決して珍しくない。それだけに，分かりやすいメールを書くことは，チーム内のコミュニケーションを円滑にする上で極めて重要だ。では，どうしたらよいのか。少し前のことになるが，日経SYSTEMSで「文章の書き方演習」という特集を組み，読者の方から好評を得た。その中から，分かりやすいメールを書く上で基本となる鉄則を紹介しよう。

分かりにくいメールをどう修正するか

　まずは，次のメールを見てほしい。SEの山田さんが，上司の藤堂課長に対して，ユーザーとの打ち合わせ結果を報告したメールだ。じっくり読めば内容を理解できるが，分かりにくいメールの典型である。このメールをどう直すか，考えてみてほしい。

件名：報告

山田です。お疲れさまです。
10月24日（金）に人事部の青木係長と
勤怠管理システムに関する打ち合わせを行いました。
画面仕様書の改訂版に関して，
10月30日（木）までにレビュー結果をご送付くださるとのことです。
また，次回の定例会の開催日時は，11月10日（月）15時を予定していましたが，
青木係長のご都合が悪いため，11月11日（火）15時に変更したいとのことでした。
以上，よろしくお願いします。

　上記の分かりにくいメールを修正したのが，次のメールである。伝える内容は変わっていないが，ちょっとした修正によって，分かりやくなったはずだ。

件名：10/24 人事部青木係長との打ち合わせ結果報告

山田です。お疲れさまです。
10月24日（金）に人事部の青木係長と
勤怠管理システムに関する打ち合わせを行いました。
その打ち合わせ結果について，報告事項が2点あります。

■1　画面仕様書レビュー結果の返送時期
画面仕様書の改訂版に関して，
10月30日（木）までにレビュー結果をご送付くださるとのことです。

■2　次回の定例会の開催日変更
次回の定例会の開催日時を，11月11日（火）15時に変更したいとのことでした。
予定していた11月10日（月）15時は，青木係長のご都合が悪いためです。
藤堂課長のご都合をお知らせください。

以上，よろしくお願いします。

　修正前と修正後でどこが変わったのか。修正のポイントとした鉄則は，「1. テーマごとに見出しを付け，文章を分ける」「2. 件名（主題）を具体的に示す」「3. 長い一文を分割する」「4. 結論を明記する」の四つである。この四つを心がけることで，メールの分かりやすさは格段に高まる。四つの鉄則を順に見ていこう。