出退勤管理にインターネット提供のツールを活用、事務処理時間を10分の1に短縮

　羽田や成田といった空港発着のリムジンバスで乗車券の受託販売などを手がけるリムジン・パッセンジャーサービス（東京都中央区）は2008年3月、約200人の従業員の出退勤管理にIT（情報技術）システムを採用した。出退勤管理に伴う担当者の事務作業の処理時間を10分の1以下に短縮する効果が表れている。

　今回のシステム導入の特徴は、出退勤管理に必要な機能をインターネット経由で期間貸しするITベンダーのサービスを採用したこと。毎月の利用料が発生するが、事務作業の軽減効果やタイムカードの保管コスト、自前でIT資産を管理するコストなどを考慮すると、十分に見合うと判断した。採用したサービスはネオレックス（名古屋市）の「バイバイ タイムカード」である。

　同社はこれまで、タイムカードを使って出退勤を記録・管理していた。従業員がカードに打刻した出退勤時刻を、総務課などの6人の担当者が手分けして集計・管理していたが、「タイムカードを見て出退勤時刻を集計したり、給与計算の際に必要な勤務実績データを表計算ソフトに入力したりする作業に膨大な時間がかかっていた」（加賀谷啓一総務課長）。実際に月間の所要時間を計測したところ、担当者全員で計約40時間にも上っていた。

　新システムでは、従業員が携帯するICカードを専用リーダーに読み込ませて出退勤時刻を登録する。リーダーを通じてコンピューターに直接取り込むことにより、勤務時間の集計作業にかかる時間はゼロになった。同時に、給与計算に必要な勤務実績データも、コンピューターから簡単に出力できる。このように事務作業が大幅に軽減されたことで、担当者の事務作業の時間の合計は月間約3時間まで短縮できた。

50種類もの勤務パターンに対応できるサービスを採用

　実は、以前に別のシステムでIT化を検討したことがあったが、テスト段階で見送っていた。ネックとなったのは勤務シフトの複雑さだった。同社ではバスの運行時間に合わせて勤務シフトを組むため、「一般の企業に比べ勤務パターンや給与計算が複雑」（加賀谷啓一総務課長）だ。成田と羽田では勤務シフトが異なるといった事情もあり、勤務パターンは50種類にも上る。試験導入したツールでは、勤務シフトを十分に組めなかったという。

　バイバイ タイムカードは複雑な条件の勤務形態にもほぼ対応できた。日をまたぐ出退勤時刻の登録など、ごく一部対応できないものもあったが、運用で対処できたため導入を決めた。