200人にW-ZERO3［es］を配布，試行錯誤の末1時間ごとの同期に

日経コミュニケーション

2007.09.12

　国内最大級の法律事務所である長島・大野・常松法律事務所では，所属する弁護士など約200人にウィルコムのスマートフォン「W-ZERO3［es］」を配布している。事務所内で利用するメールとスケジューラを，外出先から利用するためだ。

　同事務所が利用するグループウエアは，米マイクロソフトの「Microsoft Exchange Server」である。このサーバーとW-ZERO3［es］を同期させるため，フィンランドのノキアが手掛けるミドルウエア「Intellisync Mobile Suite」（IMS）を採用した。W-ZERO3［es］と社内に設置したサーバーが連携し，端末とグループウエアの間でデータの同期を取る。

　2006年1月に情報システム部門と一部の弁護士を対象とする10人で試験導入し，2006年8月からは所属弁護士110人で本格運用を始めた。その後，順次ユーザー数を増やして現在は約200人が利用している。

　導入作業は自社で行った。サーバーには使われなくなっていたマシンを流用したので，導入コストはW-ZERO3［es］の端末代金とIMSのライセンス代金だけで済んだという。1ユーザー当たりの定価では，端末が約3万円，ソフトウエアが約2万円である。

決め手は使い勝手とセキュリティ

　同事務所では，W-ZERO3［es］導入以前からシン・クライアント端末用途でノート・パソコンを導入していた。所属弁護士はこれを使って社内LANにアクセスし，メールやスケジューラを利用していた。しかし台数が30台に限られていたうえ，ノート・パソコン自体が重かった。出張時を除くと利用する弁護士は少なく，メール・チェックのために帰社することが多かった。

写真1●長島・大野・常松法律事務所の石川勝インフォメーション・マネジメントマネージャー

　長島・大野・常松法律事務所で情報システムを担当する石川勝インフォメーション・マネジメントマネージャーは，手軽に外出先でメールなどを利用できるツールとして，まず携帯電話を考えた（写真1）。携帯電話のブラウザを利用するシステムを検討したが，「一画面に表示できる情報量が制限されて使いにくい。また，業務上やり取りが多いメール添付したオフィス文書の閲覧にも対応しづらい」（石川マネージャー）ことから断念した。

　検討を進めるさなかの2005年12月，ウィルコムの「W-ZERO3」が登場した。石川マネージャーは，携帯電話の欠点を解消した端末として注目。早速2006年1月からIMSと合わせて試験導入したところ，利用者からの評判は上々だった。「試験ユーザー以外の弁護士からも『早く自分にも使わせてほしい』というリクエストが多かった」（石川マネージャー）という。しかし，すぐに本格導入とはできなかった。「盗難・紛失時に遠隔地からデータ消去する仕組み（リモート消去）がなかった」（石川マネージャー）ためだ。

　その後，W-ZERO3のソフトウエアがバージョンアップしてリモート消去に対応。これを受けて，2006年8月に本格導入に踏み切った。本格導入時には，持ち歩きやすさを重視して小型のW-ZERO3［es］を採用した。

手書き認証など4重のセキュリティ

　法律事務所の業務上，メールの漏えい事故などは経営の根幹にかかわる。そこで同事務所では，4重の対策を施してセキュリティを確保した（図1）。

図1●長島・大野・常松法律事務所が導入したW-ZERO3［es］を利用したメール同期システム
ノキアの「Intellisync Mobile Suite」を採用した。重要な情報を含むメールをやり取りするため，セキュリティを重視して複数の対策を実施している。 [画像のクリックで拡大表示]

　第一は，ウィッツェルの手書き認証「Cyber-SIGN」の採用。W-ZERO3［es］起動時とスリープから戻る時に，スタイラスでサインを書くことでユーザーを認証する。第二はメールの自動消去。IMSの機能を利用して，端末への保存期間が3日間を過ぎたメールを自動的に消去する。第三は，IMSが備えるW-ZERO3［es］内のデータのリモート消去機能。これにより，盗難・紛失時でもデータ漏えいを防げる。

　第四は，W-ZERO3［es］からIMSのサーバーに直接アクセスするのではなく，中継用のサーバーを設置したことである。インターネット上には中継用サーバーしか公開しないため，不正アクセスされても直接データを盗み出せないようにした。

同期のタイミングとデータ量を工夫

　同事務所がW-ZERO3［es］を導入した当時，Windows Mobile搭載のスマートフォンを導入した企業は少なかった。そのため，様々な試行錯誤を行って細かい設定を詰めてきた（図2）。

図2●運用開始後に分かった課題とその解決策
運用を開始してからいくつかの課題に直面。一部は運用で回避している。
[画像のクリックで拡大表示]

　例えば，同期するタイミングとメールの量。IMSでは，メール受信と同時にリアルタイムでW-ZERO3［es］と同期する機能も持つ。しかしこの設定を利用すると，W-ZERO3［es］が常にメールを受信し続けて，数時間で電池切れになってしまうことが分かった。弁護士は，送受信するメールが1日当たり100通にもなるうえ，添付ファイルが多く，サイズも大きいからだ。

　そこで現在は，同期する間隔を1時間に設定し，メール本文の文字数を2000文字に制限している。さらに，添付ファイルは同期させない設定にした。全文や添付ファイルが必要ならば，クライアント・ソフトの同期ボタンをタップする（軽く触る）ことで受信できる。

　端末は今後も増やしていく予定だ。Windows Mobile対応のスマートフォンはW-ZERO3［es］以外にもあるが，「追加導入するときは，今と同じW-ZERO3［es］を導入したい」（石川マネージャー）という。機種ごとに“クセ”があるため，複数の機種を導入すれば管理負荷が増えるからだ。