システム企画の段階で、ユーザーは「RFI」（Request For Information）をベンダーに出して概算費用を聞くことが多い。RFIとは、システム構築の企画・検討を行う上で、ユーザーがベンダーに対して情報提供を依頼する行為、あるいは情報提供の依頼文書そのものを指す。
例えば、検討している企画に関係するベンダーのソリューションやその関連製品の特徴、過去の事例で要した開発期間などの情報である。そうした中でも知りたい情報のトップに挙げられるのが、概算費用である。
ユーザーが概算費用を聞く目的は大きく二つある。一つは、企画段階とはいえ、ある程度の予算感を持っていないと企画を進められないからだ。予算範囲5000万円～3億円といったアバウトさではダメで、せめて1億円～1.5億円くらいの概算レベルにはしておく必要がある。そのために多くのベンダーに概算費用を聞くのである。
もう一つは、概算の予算感を既に持っている場合、仮に1億円だとすれば、5億円が相場のソリューションは明らかに予算オーバーで、検討対象外となる。ユーザーとしては、この先の無駄な調査を避けるために予算内のソリューションに絞り込みたい。そのために概算費用を聞くのである。
一方、ベンダーはRFIを受け取るとどのように反応するか。筆者の経験からいえば、ベンダーによってその反応はまちまちである。RFIの趣旨を理解して情報を過不足なくユーザーに伝えるベンダーはいるものの、この段階で墓穴を掘ってその後のシステム提案に進めないベンダーは少なくない。
RFIを受け取っておきながら、それを放置してしまう論外のベンダーもいる。RFIを受け取ってからしばらく連絡がなく、忘れたころに「RFIの件、どういたしましょう？」などといった対応をすれば、システム提案の場に出ることはできない。
ユーザーの立場からすると、放置以上にやっかいなのが過剰反応するベンダーである。過剰反応とは、ユーザーは情報が欲しいだけなのに、ベンダー側が「システム開発案件を勝ち取る千載一遇のチャンス」と一気呵成に攻めてくることだ。
ユーザーがRFIに対する情報を「メールで送付してほしい」と希望しているのに、「とにかく面談してほしい」と要求してくる。ユーザー側が折れて面談すると過剰反応ベンダーは「要件を詳しく聞かないと見積もりは出せない。詳しくヒアリングさせてほしい」と求めてくる。「まだ企画段階なので詳細情報はない」と言ってもなかなか引き下がらない。
そして夜討ち朝駆けのごとく、アポイント無しに「近くまで来ましたので寄らせてもらいました」と頻繁に押しかけてくる。ベンダーとすれば熱意を見せているつもりなのだが、ユーザーから「今後、パートナーとなった場合、ルールを守らず、自社都合を押し付けてくる可能性の高いベンダー」という烙印を押されることになる。
RFIの対応に限った話ではないが、ルールとマナーを守り、ユーザーに対する気働きを持つことが基本であり、それを踏み外すとイエローカードの累積で退場となるのである。
