業務改善やシステム化の上流工程では、現状業務の流れを把握するために「業務フロー」を作成します。ここで作成された現状の「業務フロー」は、業務の抱える問題点を分析する際や、あるべき姿を検討する際に使用します。

　この「業務フロー」は、ポイントを押さえて要領良く作成しないと、作業量が増えてしまいます。それだけでなく、せっかく費用と時間を費やして作成しても使い物にならないということにもなりかねません。

　今回と次回は、この「業務フロー」作成に失敗したケースについて見ていきます。

病状：時間がかかるわ、質は低いわ...

イラスト：山崎 直子（マナスリンク）

　製造業のB社では、生産管理システムの老朽化に伴いシステムを刷新することになりました。そこで、既存システムの保守を依頼しているベンダーに相談したところ、「業務フロー」を作成するよう依頼を受けました。今回刷新を行うシステム化の対象範囲は、需要予測・受注・生産計画・生産手配・製造・検査・出荷と多岐にわたります。そのため、それぞれの業務を担当する部門で「業務フロー」を作成することにしました。

　いざ「業務フロー」作成に着手してみると、書いている最中に次々と作成すべきと思われる業務に気づくこととなり、それに伴い作業量が増えていきました。いつまでも終わりが見えないという事態に陥ってしまい、気がついたものから順番に潰していく形をとり、最終的に一通りの「業務フロー」を作り上げるころには、期限を大幅に過ぎていました。

　そればかりか、完成した「業務フロー」を見ると、同一の業務が複数の「業務フロー」に重複して記載されていたり、業務と業務の狭間で抜け落ちている業務が存在したりしていました。また、同等の規模の業務でも、作成する枚数に大きな開きが出ている状態でした。

　重複や抜けが発生していたことに加え、記載内容にも統一感が無く、せっかく労力をかけて作成したにもかかわらず、この「業務フロー」は利用に値せず、数カ月にわたる苦労が水の泡になってしまったのでした。