相手を見抜き、誤解を防ぐ「表現」の極意

　周囲から「説明がうまい」と評価されるITエンジニアの「説明力」は、IT業務担当者はもちろん、それ以外の多くのビジネスパーソンにとっても注目に値する。企業システムの複雑な情報を、ITに疎い経営層、立場の違う利用部門、考え方が必ずしも一致しない開発メンバーなど、多様な相手に説明してきた経験が豊富だからだ。本連載では、敏腕ITエンジニアたちが日ごろ実践している説明のテクニックを「七つの極意」としてまとめた。いずれも、プレゼンテーションのように周到な準備ができる機会に限らず、聞かれたその場で説明するときにも活用できるものだ。

　七つある説明の極意は、説明に入る前の「意識合わせ」の極意と、実際に説明するときの「表現」の極意に大別できる。今回（本連載の第2回）は、表現の極意を見ていこう。

表現の四つの極意――聞き手の「理解力」を引き上げる

　説明の前から場面を進めて、実際に説明していく際の表現の極意を四つ紹介する（図1）。相手に具体的なイメージがわくようにしたり、巧みな質問によって理解度を確かめたりすることによって、認識のズレや誤解を防ぐテクニックである。

図1●説明が難しい背景と七つの極意

ITの現場でエンジニアに求められる説明力の水準は高い。本連載では、そんな現場で培われた説明の極意を七つ抜粋。それらは「意識合わせ」の極意と「表現」の極意に大別できる。連載第2回となる今回は、表現の極意を紹介する。

【4】図や表を書きながら話す

　日本システムウエアの鈴木勝行さん（ITソリューション事業本部 基盤ソリューション事業部 インフラソリューション部 副部長）は数人での打ち合わせには必ず、シャープペンシルと、ページごとに切り離せるノートを持ち込む。何か説明をするとき、その内容をノートに図や表として書くためだ。

　よく書く図や表には、システム構成図、データの処理フロー図、システムの画面イメージ、画面遷移図、業務フロー図、ガントチャート［注1］、WBS［注2］、比較表などがある。「図や表を書けば、相手に具体的なイメージがわくのに加え、お互いの考えのズレを防ぐことができる」。例えば「インタフェース」といったときに、システム構成図を書くことで、どのシステムとどのシステムの間のインタフェースであるかが明確になる。

　鈴木さんは日ごろから、1人で考えるときもこうした図や表を書くことを習慣にしている。これにより、説明の場ですぐ図や表を書くことができるようになったという。

【5】iPadでリアリティーを高める

　説明にiPadを活用しているのは、マネーパートナーズソリューションズの小林由希子さん（システム部）である。小林さんの担当は、Webシステムの画面設計。親会社であるマネーパートナーズの利用部門の担当者から要求をヒアリングし、それを基に設計した画面を説明する機会が多い。