プロマネが自分のPCの中だけで課題管理をして情報を抱え込んでしまうケースがある。そういうプロマネはえてして几帳面なので、課題管理表をちゃんと作成していることが多い。Excelなどを使ったドキュメント化も十分で、上司から報告を求められると管理表を提示する準備は整えていたりする。
しかし、これは間違いだ。プロマネのPCの中だけで課題管理をしてはいけない。そうすることの一番大きな問題は、メンバーのプロジェクトへの参加意識が削がれてしまうことにある。
「課題はリーダーがまとめて管理し、必要に応じて自分たちに与えられるものである」という状態が長く続くと、与えられたタスクをこなすだけの“待ち受け姿勢”が癖になってしまう。
課題管理においても、情報はメンバーと広く共有されることで価値が増す。PCよりは社内ネットワークに、社内ネットワークよりはクラウド上にデータを配置することによって、より多くの関係者が手軽にアクセスできるようになる。つまり、プロマネのPC、社内ネットワーク、クラウドの順で情報はオープンになり利便性が高くなるというわけだ。課題の内容や解決策の進捗状況をいつでもメンバーがチェックすることで議論が深まり、さらには課題を登録するための敷居が低い。これが、課題共有の理想的な姿であろう。
例えばGoogleドキュメントのようなクラウドサービスを使えば、遠隔地のメンバーとも簡単に課題管理表のデータを共有できる。利用するための設定は短時間で終わり、使い勝手も良いので運用効率も高い。
ただし、情報を広く共有したからといって、課題管理がうまくいくとは限らない。「情報はすべてオープンになっていて簡単に検索できます。簡単に登録もできるので、活用してください」と説明しても、メンバーが活用してくれるとは限らない。メンバーに当事者意識を持ってもらう仕掛けが必要なのだ。
