作業のし忘れを防止したり、作業に対する協力を取り付けたりするには、メンバーやユーザーと情報を共有する工夫を凝らすことが大切になる。相手に応じた工夫のポイントに注意して、見える化の効果を得よう。
早稲田大学ビジネススクールの遠藤功教授が指摘（PART3）しているように、現場の状況をPMだけが見ている状態では見える化の効果は得られない。大切なのはプロジェクトに関わるメンバーやユーザーに見えるようにすることだ。
そこでPART4では、プロジェクトの状況をメンバーやユーザーと共有する方法を取り上げる。メンバーと共有するポイントは、プロジェクトルームにいるメンバーの目に自然と入ってくるようにすること。ユーザーと共有するときのポイントは、ユーザーに分かりやすいように情報を加工することである。以下では、メンバー、ユーザーの順に、現場の工夫を見ていこう。
メンバーとの共有
紙を現場に張り出す
プロジェクト内で効率的に情報共有を図っている現場では、大判（A1～A2サイズ）の紙やホワイトボードを活用している。
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズの望月秀明氏（シニアコンサルタント）は、PMとしてプロジェクトに参画するときには、「ToDoリスト」「現場で直面している課題の一覧」といった情報を大判の紙に書き出し、プロジェクトルームの壁に張り出している（図1）。「ToDoリストなどを常に目にすることで、タスクのし忘れが防げるようになった」（望月氏）という。
望月氏はメンバーと会議をする際、ToDoリストや課題一覧などの紙を持って会議室に移動し、その紙を張り出してから会議を始める。そして、新しい課題や進捗状況をその場で紙に書き足していく。「同じ紙をプロジェクトルームに張り出すので、最新のプロジェクトの状況が手間なく見える化できる。そこに担当者や終了期限を書き加えれば、作業を終わらせる動機付けにもなる」と望月氏は話す。
また、「必要に応じて張り出す紙を足すことで、手軽に見える化できるのもメリットだ」（望月氏）という。例えば、紙に課題を一覧形式で書き出した場合、課題の内容が複雑なものは、その詳細を別の紙に書き出す。ToDoリストも、1日でこなすべきタスクが多い場合には、新しい紙を用意して、その日専用のToDoリストを作成し、見える化している。
