プロジェクトマネジャやPMOにとって、一人ひとりのメンバーの状況とプロジェクトの大局的な状況を見ること、つまり“木を見て、森も見る”という視点を持つことが重要だ――。筆者は数多くのプロジェクトをこなしている中で、いつもこう考えてプロジェクトを推進してきた。しかし、どれだけ注意していても、どうしてもうまく行かない事象に何度も直面した。その時に思い知ったのは、“木を見て、森も見る”だけでは、まだ何かが足りないということである。
後藤 年成
マネジメントソリューションズ マネージャー PMP
大局的にプロジェクトを俯瞰し、細かい点までプロジェクト運営に注意を払っても、同じような問題が竹の子のように何度も出てくることがあります。そういう時、原因を追究していくと、大体は人の問題に行き着きます。しかし、さらに「なぜ、その人がそのような失敗をしたのか？」と追求していくと、最終的には環境の問題に突き当たることが少なくありません。
実例を挙げましょう。あるプロジェクトで、プログラミングのミスが多発しました。その原因が担当者の不注意やコーディングレビュー不足であることは容易に想像できましたが、なぜそうした不注意や不十分なレビューが起こったのかを追求してみました。
たどり着いた結果は、「担当者が他のプロジェクトと掛け持ちをしていて残業が続き、注意を欠いていた」ということでした。また、レビューで適切な指摘ができなくてもレビューワーは何の責任も取らなくてよいので、「真剣に集中してレビューしていなかった」という事実が判明しました。つまり、プログラミングミスが起きやすい環境ができていたのです。
「木を見て、森も見る。さらにはその環境も考える」。これが上記の経験から学んだ教訓でした。
マネジメントに行き詰まったら、環境を見直してみよう
別の角度から見ると、「木や森は、環境に合わせ育つ」とも言えるでしょう。例えば、「開発期間は短いが、納期は絶対順守」という環境であれば、その環境に合わせたマスタースケジュールや全体計画（森）、各メンバーの作業計画やWBS（木）が作られます。ここでどんなにプロジェクトの全体をコントロールしようと努力し、各個人の細かい作業にまで目配せしても、そもそもの環境が厳しければ、その環境に沿った問題が発生するということなのです。
ここまで述べてきたように、同じような問題が何度も発生する場合、「環境を変えること」が根本的な解決につながることがあります。もちろん、一言で「環境を変える」といっても、プロジェクトの前提になっているような条件は変更できません。変更可能な環境要素を探り、改善していくしかありません。
プロジェクト内で一般的に利用できる手段としては、悪い環境を矯正したり、悪い環境からの影響を緩和したりするための「仕組み化・ルール化」を考えてみるとよいでしょう。
目の前にある環境は、良い木を育み、良い森を作れるか？
冒頭のプログラミングミスが多発した例で考えてみます。まず、プロジェクトを掛け持ちする場合なら、一定期間は1つのプロジェクトに集中できるように取り決め、その期間は「ほかのプロジェクトからの問い合せは禁止」というルールを設定してみてはどうでしょうか。また、同じミスを繰り返さないために、一度起こったミスはチェックリスト化して、必ずセルフチェックするような仕組み作りが考えられるでしょう。
レビューの精度を上げる問題については、プログラムミスが判明した場合の責任をレビューワーが取り、同じようなミスの再発防止策を必ず立てさせ、発表させるというルールを作ったり、各レビューワーのレビュー状況を調べて、適切な指摘ができているかを可視化する仕組みを作ったりすることが考えられます。いずれも、レビューワーが真剣に取り組まざるを得なくなる心理的なプレッシャーとして作用するはずです。
このようにプロジェクトをマネジメントする際の視点として、今までよりもう一段高いところから見渡し、プロジェクトが置かれた環境にも目を向けることが大切です。目の前にある環境が良い木を育み、良い森を作れるのかどうか、いま一度考え直してみてはいかがでしょうか。これまで手を焼いていたような問題に対して、違ったアプローチを導き出せるかもしれません。
マネジメントソリューションズ マネージャー PMP
