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安田 正=パンネーションズ・コンサルティング・グループ 2010/03/12 ITpro

 前回「一文を短くする」では、一文50文字を目安に短くし、それぞれの短い文を適切な接続詞でつなぐと、文章全体がわかりやすくなるということを紹介しました。今回は、一文を短くするための具体的な方法として、「一つの文に一つの事柄だけを入れる」という方法を紹介します。

 文章を書くとき、あれもこれもと思いつくままに事柄を書いていくと、一つの文に二つ以上の事柄を盛り込んでしまうことがよくあります。その結果、文が複雑になり、読み手を混乱させてしまいます。

 例として、以下の文章を読んでみて下さい。読みにくさが実感できると思います。

どこが問題?

先日お会いしたお客様からのご質問は、システム改修の価格、範囲、納期についてであった。値段については値段を10%下げられないかという質問があり、これはかなり厳しいものであるが、システムの改修の範囲は一部であれば対応できると考えられ、そして納期については1週間早めることを希望されており、これも何とか間に合わせたい。

ここが問題! 一つの文に複数の事柄が盛り込まれている

 この文章を読み進めていくと、盛り込まれている事柄が、システム改修の「値段」→「範囲」→「納期」と、どんどん変わっています。話題が積み重なった結果として、一文も長くなっています。

 これについていこうとする読み手は、次々と変わる話題に話の方向性がつかめません。そして、結局何が言いたい文章なのかがわからなくなっています。

これで解決! 一つの文に一つの事柄だけを入れる

 では、改善前の文章に「一つの文に入れる事柄は一つだけ」というルールを適用してみましょう。

改善後

先日お会いしたお客様からのご質問は、システム改修の価格、範囲、納期についてであった。まず、値段については値段を10%下げられないかという質問があり、これはかなり厳しいと思われる。次に、システム改修の範囲については、一部であれば対応可能である。最後に、納期を1週間早めることを希望されており、これも何とか対応できそうである。

 一文を上記に示した「値段」「範囲」「納期」のトピックに分けて、それぞれの文を「まず」「次に」「最後に」といった言葉でつなぎます。これは、前回の「一文を短くする」で紹介したテクニックと同じです。

 また、下記のようにトピックを個条書きにすると、一目で要点がわかるようになります。メールの文章などでは、これくらい簡潔にまとめた方が、読み手にとってわかりやすくなります。

先日お会いしたお客様からのご質問は、システム改修の「価格」「範囲」「納期」についてであった。下記に弊社での対応可否をまとめた。

●値段:10%下げられないかという質問があった。これはかなり厳しい。
●範囲:一部の改修であれば対応可能。
●納期:1週間前倒しを希望。これは対応可能。

 内容をいくつかの事柄に分ける方法は、本連載の「内容を大きく分けて項目を立てる」の回を参考にするといいでしょう。この整理方法にしたがって、あらかじめ大きなくくり(事柄)を意識していれば、一つの文に二つ以上の事柄を入れてしまうことを防げます。

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