前回に引き続き，RFPプロジェクトのスケジュール遅延を招く要因とその対策について説明する。
(2)社内（顧客）で発生する要因（図7）
［要因］エンドユーザーに協力してもらえない
「忙しい」「面倒くさい」「システムには期待していない」とエンドユーザーから散々に言われ，ヒアリングに気持ち良く協力してもらえないこともしばしばある。
［対策］ユーザーの立場で考える
エンドユーザーが非協力という問題には原因がいろいろとあるので，対策もなかなか一筋縄ではいかない。しかし「なぜ消極的なのか？」とエンドユーザーの立場で考えると，突破口は見えてくる。エンドユーザーが抱きがちな気持ちとしては「時間を取られて，自分の仕事に影響が出ると嫌だ」「システムの難しいことをいきなり聞かれても無理」「いろいろと意見を言ってもフィードバックがなく，むなしい」といったことがある。これらの声は，聞き手，つまりRFP作成チームの配慮が不足していることが原因である。
1回のインタビューは1時間以内，ブレーン・ストーミングでも2時間以内と短い時間でやるようにする。漠然と質問するのではなく，あらかじめドキュメント調査で予習をしておき，回答の選択肢を用意しておく。RFPの業務要求や要件定義の結果を，きちんと「これは採用，これは予算の制約で不採用」というようにフィードバックする。これらの気配りをすることが，結局はエンドユーザーの協力を得るための最も効果的な方法である。
［要因］決裁に時間がかかる
繰り返し述べてきたことだが，最終決裁である役員会の開催日程をきちんと把握しておかないと，思わぬスケジュール変更を招くことがある。筆者はこれまで多くのクライアント先でベンダー選定を行ってきたが，意外と手強いのがこの役員会である。極論すればRFP作成チームの思惑通りのスケジュールで進むことは珍しい。会社によって役員会の開催頻度は異なるが，毎週開催と頻度が高い会社でも，ほかの優先議題があるとか，関連部署の役員が出張で不在のため諮れない，といったことが起きる。
［対策］役員会のタイミングを押さえる
これはRFP作成チームではいかんともしがたい問題であるが，それでも善処は可能だ。とにかく役員会のスケジュールを頭に入れること，それも決裁依頼の間際ではなく，キックオフなど早い時点からだ。プロジェクトオーナーを動かして事前に役員会メンバーに根回し押しておくこと，役員会の場に提示できる「可視化された，分かり易く枚数の少ない資料」を早めに用意するなどの工夫をしよう。
(3)ベンダーで発生する要因（図8）
［要因］ベンダーが社内事情を優先する
RFIの回答期限や提案書の期限に対して，ベンダーから「社内のレビューの時間が取れないので延期してほしい」というような泣き言が入り，それを受け入れることでスケジュールが遅れてしまう。
［対策］無理なスケジュールを提示しない
まずはベンダーに対して，無理なスケジュールを提示しないように，きちんと配慮することが重要である。適切あるいは少々タイトくらいであれば，大抵のベンダーは対応してくる。もし4社に対して依頼をして3社が文句を言ってきたらスケジュールを見直そう。逆に3社が何も言ってこなければ問題ない。泣き言を言ってきたベンダーは迷うことなく候補から外すべきである。
［要因］ぞろぞろと大勢で来る
ベンダーによっては面談のときやRFP提示の場に，上司から若手SEまでぞろぞろと大挙して来たがる会社もある。しかし，大勢となるとスケジュール調整も大変で，指定した日時を変更してほしいと言ってくる場合がある。
［対策］人数を指定する
面談では人数を指定しよう。面談では3人，RFP提示やプレゼンテーションでも5人程度に絞るほうがよい。大抵の場合，大勢来ても話すのは3人程度であり，残りはひと言も発しないことが多い。ひと言も話さない連中のために，スケジュール調整や変更の労を取るのは無駄ではないだろうか。筆者の経験からいうと，大勢で来てしゃべらないメンバーが多いベンダーは提案に自信がない場合が多く，大抵の場合は落選するものだ。
