進捗会議において，すべてが順調であるかのような進捗報告の信ぴょう性を確認せず，すべての報告を鵜呑みにしてはいないだろうか。世の中，「嘘ではないが，真実でもない」という報告がまかり通っている。今回は，進捗報告においてプロジェクトマネジャやPMOが「進捗の真実を見抜くためのポイント」について考えたい。
後藤 年成
マネジメントソリューションズ マネージャー PMP
プロジェクトマネジャあるいはPMOの立場で進捗会議に参加する場合，皆さんはどのような姿勢で進捗会議に臨んでいるでしょうか。一般に進捗会議には，下記のような大きな目的があると思います。
（1）プロジェクトの進捗状況の共有（上位者および上位組織への報告）
（2）遅延しているタスクに対する対策の妥当性の確認
（3）複数のチーム／プロジェクトをまたがる問題の調整
（4）プロジェクトの進捗を妨げる，問題の発見，課題やリスクの解決
この目的を達成するために，筆者が進捗に際して心がけている姿勢は，次のような点でしょう。
（a）言いにくいことを言いやすくする雰囲気づくり
（b）報告内容は性悪説を前提に聞く
（c）評論家にならず，解決につながるような提案をする
この3つの点で，筆者が一番重要視しているのは何か，お分かりでしょうか。それは，「報告内容は性悪説を前提に聞く」という点です。その理由は，報告する立場になって考えてみるとよく分かります。
進捗を報告する方としては，「少しでも問題がないように報告したい」「無難に進捗会議を済ませたい」という心理状態になっていると思います。報告する立場になったことがある方は心当たりがあると思いますが，「嘘ではないが真実でもなく，根拠がない楽観的な報告」をしてしまいがちです。
例えば，報告書に「あるタスクが10日遅延している」と記載されていたとします。その際，プロジェクトマネジャやPMOが「このタスクは10日遅れているが，キャッチアップできますか？」と指摘したことに対して，報告担当者が「メンバーが残業と休日出勤で対応するので問題ありません」と答えたとします。
当然ながら，ここで報告者の言葉を鵜呑みにすべきではありません。
- 遅れているのは本当に10日なのか？（根拠は？）
- 残業や休日出勤でカバーするという対応は本当に正しいのか？（根拠は？）
- 遅れの対応によって他のタスクが遅延しないのか？（根拠は？）
このように問い返し，『進捗報告に根拠がないことを証明し，担当者に正しい現状を認識させる』ことが重要だと考えているからです。
もちろん，前述したとおり「遅延の原因は誰なんだ！」というような犯人探しをして，悪いことを言いにくくする雰囲気を作るのはNGです。さらに言えば，解決につながるような提案ができなければ，“進捗にケチをつけるだけの嫌な人”になってしまいます。
嫌われても，「都合のいい根拠」を打ち砕け
このような姿勢で進捗会議を続けていると，報告者は進捗報告に際して，根拠をもって報告するようになってきます。「正しい」根拠をもって報告をすることは，とても重要なことです。
しかし，ここに大きな落とし穴があります。それは，報告者は「都合のいい根拠」を集めるようになる恐れがあるのです。
ここでPMOは，あえて嫌われ役になる必要があります。つまり，「都合のいい根拠」を覆す「都合の悪い根拠」を探して，やはり『進捗報告に根拠がないことを証明し，担当者に正しい現状を認識させる』ことをしなければならないのです。
例えば，品質に問題があるとき，担当者はある品質の良い部分の根拠だけを提示して「品質が良いから問題ない」と主張するかもしれません。しかし，よく考えてみれば分かることですが，成果物の一部が良いからといって，全体の品質が良いという証拠にはなりません。
また，進捗の遅れが発覚した時，ある担当者は「スケジュールに余裕があるので，問題ない」と主張するかもしれません。しかし，そのスケジュールは勝手にリスケジュールされた後のスケジュールなのかもしれません。このようにPMOは常に「この根拠の真実は何か？」を念頭において進捗を分析する必要があるのです。
