本音を引き出す会議のルール

　部署や役職など立場の異なるメンバーが集まって議論する会議では，お互いに探り合いながら遠慮がちに話す傾向があり，本音を言いにくい雰囲気になりやすい。これでは参画意識は高まらない。そこでファシリテータは，メンバーが本音で発言しやすい雰囲気を作る必要がある。筆者が実践している方法を紹介しよう。

　1つは，メンバーに発言してもらいたい内容に関して，事前に記入式のアンケートを取り，それを会議での議論のたたき台にする，という方法だ(注2)。例えば「顧客対応に関して，問題だと感じていることは何ですか」といった質問に答えてもらい，回答結果を整理した資料を会議冒頭で配布する。会議の場では言えないことでも，アンケートには書きやすい。それを会議でいったん俎上に乗せてしまえば，本音を言いやすくなる。

　アンケートを取る際には，回答するときの視点・視座・視野を明示しておく。例えば前述した「顧客対応の問題」では，効果的で一貫性のある顧客アプローチを阻害している問題について（視点），部署を代表する立場で（視座），営業・サービス部門の業務を対象に（視野），回答してもらう。

　このほか，本当に重要なことは何かをメンバー各自に考えてもらうために，「重要なこと3つに絞って」といった条件を付けるのも有効である。

話しやすい空気を作るルール

図5●会議でメンバーの本音を引き出すために役立つルールの例

筆者が効果を実感しているルールを示した。事前にプロジェクト・マネジャーなどの承認を得ておき，会議の冒頭で宣言し，壁などに貼り出すとよい。ルールを守ろうとしない人がいたら穏やかに諭し，休憩時間などに個別に話すなどして説得する。

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　本音を引き出すもう1つの工夫は，会議の冒頭で「ルール」を宣言することだ。筆者がよく使う5つのルールを，図5に示した。

　1つ目は「経営的見地に立つ」。これは先に述べた視座の設定に当たる。所属部門や個人の立場にとらわれず，企業全体のことを考えて発言してもらうのに有効だ。

　次の3つのルール，すなわち「全員の立場は対等」，「批判は厳禁，討論は自由」，「建前無用」は，無用な気遣いや意見のつぶし合いを防ぐためのルールである。

　最後の5つ目は「結論をメンバーの総意とする」。結論に責任を持たせ，意見を言わないと了承したと見なす，ということをメンバーに意識させて発言を促すわけだ。

　このようなルールは，ファシリテータが独断で設定すると，メンバーから「何様だ」と反感をもたれかねない。必ず事前にプロジェクト・マネジャーから了承を得ておくことが重要だ。そのうえでルールを大きな紙に書いて貼り出し，会議の冒頭でプロジェクト・マネジャーから了解を得た旨を伝えて，ルールを1つずつ説明する。

　最初のうちはルール違反が頻発するものだが，厳しく取り締まるのはナンセンスである。「この場ではこのルールですよ」と，貼り出した紙を指してやんわりと指摘する。