電話機やUC（ユニファイドコミュニケーション）を利用した、ちょっとしたTipsやライフハックを紹介していく「能地・UCライフハック研究所」。第1回では、筆者が在宅勤務で利用しているアプリケーションや機能を、ある1日を振り返ることにより説明しました。今回からは数回にかけて、使いこなせていない電話などのテレコミュニケーション機能を説明していきます。まずは、ほとんどの電話機がもつ基本的な機能からです。

　電話は、仕事をするうえでなくてはならないものです。当然、みなさんのデスクの上には電話があることでしょう。最近では携帯電話だけで仕事をすませてしてしまっているという方もいるかもしれません。いずれにせよ電話というコミュニケーションツールなしでは仕事は成り立ちません。

　そんな身近な電話ですが、ちゃんと使いこなせているでしょうか？

　「電話は話ができればいい！」と考えられているようでしたら、ここから先を是非読んでください。今ある電話の新しい使い方を知ることで、これまでちょっと不便に感じていたことが解決し、電話によるコミュニケーションがもっと効率的に、より快適にできるかもしれません！

手が空いたらもっと機動的になれる

　みなさんは、こんな経験はありませんか。外出先から戻って席に着こうと思ったら、デスクの電話が鳴り出す。落ち着く暇もなく受話器を取り、応答。トラブルのお客さんからの電話で話はかなりややこしい。受話器を肩にはさみ、窮屈な体勢で、デスクにあるメモ用紙に用件やToDoを走り書きする。やっと話が終わり受話器を置くと、『通話時間20分』の表示。ずっと受話器を肩にはさみながら電話をしていたので、やはりちょっと耳や首、肩が痛くなっている。

　実はこれ、筆者の体験談でもあります。もっとも筆者の場合は、それが携帯電話であったため、ちょっとした低温ヤケドになりました。2～3日間、耳に違和感がありました。

　こんな時、みなさんならどうします？携帯電話でなければ、低温ヤケドにはならないかもしれませんが、受話器を長時間肩に挟んで電話をすることには慣れているとはいえ、もっとスマートにいきたいものです。そこで、最初にご紹介するのが、電話機についている『スピーカーフォン』機能です。

　スピーカーフォンは、受話器を持たずに通話ができる機能で、電話機のスピーカーとマイクで通話をします。電話機に「スピーカー」と書かれているボタンを押すことで、ONとOFFを切り替えることができます。もちろんこの機能がついていない電話機では使用できませんが、最近では廉価版の電話機でもほとんど搭載されている基本的な機能の一つです。携帯電話であれば、スピーカーフォンは最近のほとんどの機種に付いているのではないでしょうか。

　このスピーカーフォンを使うと、受話器を持つ必要がなくなります。手と体が自由になるので、普通の体勢でメモを取ることも可能です。低温ヤケドにもなりません！。パソコンでマウスを操作しながら関係するメールを探したり、ToDoを両手で入力したりすることだってできます。相手が「ちょっと聞きづらい」と言ってきたら、受話器をとって普段通り話せばOK。ONとOFFを切り替えられるので、楽な体勢と受話器で話すモードを使い分けることも簡単です。