内容を大きく分けて項目を立てる

　前回，文書をわかりやすくするための三つの目標を定めました。そのうちの目標1「文書の全体構成を組み立てられるようにする」を，実際の例を使って実践してみましょう。

　下記の文書は，ソフトウエアの機能について説明した文章です。わかりにくい点はどこでしょうか？

ここが問題！ 整理されていない文章はわかりにくい

　Windowsのソフトウエアについてある程度知識がある人は，文章の意図がくめるのでわかりにくい部分が見えにくいかもしれません。実はこの文章は，専門外の人には意味がわかりません。

　では，なぜ「意味がわからない」と感じるのでしょうか。それは，この文章が整理できていない文章だからです。

これで解決！ 伝えたい事柄を分けて整理する

　では，この未整理の文章をきちんと整理していきましょう。情報整理の手順としては，以下のようになります。

手順１．文章の内容を大きく分ける
手順２．分けた内容それぞれに項目を立てる
手順３．それぞれの項目に情報（文章）を入れる

　まず，「手順１．文章の内容を大きく分ける」です。この文章の大きなテーマは，ヘルプ機能の説明です。あらためて読んでみると，ヘルプ機能を使う目的と手順が書かれていることがわかります。どうやらこの文章は，「目的の説明」と「手順の解説」という二つの内容に大きく分けられそうです。

　次が，「手順２．分けた内容それぞれに項目を立てる」です。これは，手順１で二つに分けた内容それぞれに対して，それぞれの内容を表すわかりやすい名前を付ける作業になります。この場合は，「目的」と「手順」という項目を立てられます。

　そして最後が，「手順３．それぞれの項目に情報（文章）を入れる」です。「目的」と「手順」というそれぞれの項目に入る情報を選びましょう。まず「目的」の項目に入る情報としては，「パソコンの使い手の手助けになる」と「パソコンの使い方が分らなくなったときに非常に便利」という情報が入ります。

　次に，「手順」の項目に入る情報を考えてみましょう。あらためて文章を見ると，以下の部分が手順を説明した文章であることがわかります。

　この部分は文章にすると長くてわかりにくいので，下図のように数字で示して個条書きにします。

図1●文書の内容を「目的」と「手順」の二つに分ける

　これで情報の整理ができました。ただし，この図のままでは文章になっていません。ですから，あとはそれぞれの情報をつなげるための言葉を補って文章にします。

　いかがでしたでしょうか。冒頭の文章は，「目的」と「手順」の情報が混在してわかりにくくなっていたのです。こうした場合，今回のような簡単な整理法を使えば，分りやすい文書になるのです。

　次回は，この情報整理法のバリエーションを紹介しましょう。