あまり知られていないが、最新の複合機は便利な機能がいろいろ付いている。例えば文書をスキャンしたPDFファイルをネットワーク経由で送受信するネットFAX機能。うまく使うと通信費ゼロのファクス代わりに使える。大量にファクスを使う企業は手持ちの複合機でネットFAX機能を利用できないか確認してみたほうがよいだろう。

 ある小売業は富士ゼロックス製の複合機が備えるネットFAX機能を使って大幅なコスト削減に成功した。50ある各店舗から本部への書類送付をファクスからネットFAXに変更した。店舗の複合機でPDF化された書類を社内ネットワーク経由で本部の複合機に送り印刷する。

 この会社では1年間に10万枚の書類を本社にファクスしていた。1件当たりの平均25円の通信費がかかっていたので、年間では250万円程度の節約ができた。

 知られざる機能を使うと、もう一段のコスト削減もできる。受信した文書の画像をパソコンで確認し、必要なものだけを印刷する機能だ。用紙代とトナー代を合わせると、モノクロA4判1枚当たり3円程度の節約。前出の小売業だと年30万円だからばかにできない。