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一目で分かるOpenOffice 2.x の使い方

Calc 第5回 セル・データを思い通りにソート

「並べ替え」ダイアログを使いこなす

松井 幹彦 2008/09/19 日経Linux
出典:日経Linux 2007年8月号pp.86-89
(記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)
目次一覧

Calcのセル・データの並べ替え(ソート)は,特にExcelからの移行ユーザーが戸惑うところだ。今回はExcelと比較しながら「並べ替え」機能のポイントを解説しよう。

 Calcで,セル・データを並べ替えるには2つの方法がある。ツール・バーの「昇順で並べ替え」や「降順で並べ替え」のボタンを使う方法と,「データ」メニューにある「並べ替え」を使う方法だ。ただし,Microsoft OfficeのExcelと違って,ツール・バーによる操作は,機能が限定的である。ほとんどの場合は,メニューの「並べ替え」機能を使う必要がある。ここでは,ツール・バ-による並び替えを簡単に説明した後,メニューの「並べ替え」を使った方法を説明する。

(1)並び替えの準備作業を行う

 並べ替えを効率的に行うポイントは,準備作業にある。準備をきちんとしておけば,Calcの並べ替え機能は,Excel以上のポテンシャルを持つ。

 図1を見てほしい。並べ替え作業を行うために用意した表データのサンプルである。「氏名」を50音順に並べるために「フリガナ」項目を用意している。また,初期状態に戻すための連番項目として「学籍番号」を作成している。このような項目を作ることが,Calcの並び替え機能を100%活用するために重要な準備作業だ。

図1●効率良く並べ替え作業を行うために用意したデータ
Calcでは,漢字項目の並び替えが漢字コード順になるため,フリガナ項目を用意した(1)。また,元の順番に戻せるよう,連番になっている項目があった方が良い。ここでは(2)の学籍番号を用意した。
[画像のクリックで拡大表示]

 まず,「フリガナ」項目について説明しよう。ここは,Excelと比較しながら解説する。

 Calcでは,「氏名」のような漢字項目を並べ替えると,漢字コード順で並ぶ。それに対してExcelの場合は,漢字データの取り扱いが非常に巧妙にできていて,データ入力時の漢字変換を行った読みが「フリガナ」として保存されている。そのため,漢字項目で並べ替えても,自動的にそのフリガナ情報を利用して,50音順の並べ替えができる。この機能は,Calcにはない。

 しかし,フリガナ項目を用意するのは手間ではあるが,それなりのメリットもある。Excelでは,テキストでインポートしたデータや,難しい名前を別の読みで入力した場合には,上記の方法で適切な並べ替えができない。警告が出ないため,そのことに気が付かないまま,並べ替えが完了したと思ってしまうことがある。フリガナ項目があれば,並べ替え作業も確実になる。

 もう1つは,初期状態に戻すための連番項目だ。並べ替え直後なら「元に戻す」ボタンで,初期状態に戻せる。しかし,いつでも確実に初期状態に戻せるようにしておくには,このような連番項目が必要だ。

 ただし,後述する方法を使うと,この連番項目を省略することも可能だ。これはExcelよりも優れた部分だ。

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次ページ (2)ツール・バーのボタンで並べ替える
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