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1. 情報共有基盤を，NotesからEIPソフトやJavaアプリに切り替えた 2. 膨大なNotesアプリケーションの移行が問題になった 3. 機能の絞り込みや業務部門による開発の促進などで乗り切った |
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文具やオフィス用品の製造・販売などを手掛けるコクヨ・グループが全社共通の情報共有基盤として「Lotus Notes」を導入したのは，1995年のこと。以来，国内きってのNotesの先進ユーザーとして知られてきた。4100人に上るユーザー数もさることながら，営業，生産，人事といったユーザー部門の業務担当者が自ら，日報管理や顧客情報管理，商品の値引き申請・承認ワークフローなど現場業務に根差したNotesアプリケーションを開発する，EUD（End User Development）の実践企業として象徴的な存在だったからである。
そのコクヨが2008年3月末をもって，Notesを廃止する。現在，EIP（Enterprise Information Portal）ソフトやJavaアプリケーションなどによる新しい情報共有基盤に移行すべく，急ピッチで作業を進めている。
プッシュ型に向く基盤が必要に
コクヨが情報共有基盤を切り替えることになったきっかけは，2004年に持ち株会社制に移行し，文具製造，オフィス家具製造，営業などの社内部門を分社化するなどして，グループ全体を13社に再編したことにある（2008年3月時点の連結対象子会社は25社）。この大幅な組織変更により，持ち株会社や各子会社のトップから経営方針に関するメッセージを，社員一人ひとりにしっかりと伝える必要が生じた（図1）。
ところが当時コクヨが利用していたNotes 5においてプッシュ機能と呼べるのは，「新たな情報の追加をメールで自動通知する機能ぐらいで，情報を“見せる”機能としては物足りなかった」（コクヨビジネスサービス ITソリューション事業部で，情報共有基盤のWeb化推進グループ グループリーダーを務める土山宏邦氏）。Notesのバージョンアップも検討したが，「EIPやプッシュ機能に関するロードマップが当時は明確になっていなかった上に，バージョンアップすると既存のNotesアプリケーションが動かなくなる可能性もあった」（同）。
切り替えの背景には，次の二つの事情もあった。一つは，EUDによってNotesアプリケーションが2500本にまで増えており，どこにどんな情報があるのか分からない状況に陥っていたこと。もう一つは，情報端末としての携帯電話の活用や，PCでのテレビ会議といった新しいコミュニケーション手段を積極的に導入していく方針を立てていたが，当時はNotesの対応予定が明確になっていなかったことだ。
