「ツール」→「オプション」→「ユーザー設定リスト」でリストを作成
「データ」→「並べ替え」で作成したリストを指定

 Excelでデータを五十音順に並べ替えたり,数字を小さい順や大きい順に並べ替えたりするのは簡単だ。基準にしたい列のいずれかのセルをクリックし,ツールバーにある「昇順で並べ替え」か「降順で並べ替え」ボタンを押せばよい。

 しかし,ときには独自の順に並べ替えたいこともある。例えば,「顧客名簿を北から順に並べたい」「部署名を所定の順に並べたい」といったときは,どうすればよいだろうか。そんなときの秘策が,“ユーザー設定リスト”による並べ替えだ。あらかじめリストを作成しておけば,その順に従ってデータを一発で並べ替えられる。

“ユーザー設定リスト”で北からエリア名を設定

 まずは,新しいリストづくりから始めよう。ここでは,「エリア」欄が「北海道,東北,北陸,関東,関西,中国,四国,九州」の順にデータを並べ替えられるようにする(図1)。「ツール」メニューから「オプション」を選び(図2),開く画面の「ユーザー設定リスト」タブで「リストの項目」欄に新しいリストを作成する。「北海道」と入力したら,改行して「東北」を入力する,という要領で入力を進めよう。すべての項目を入力したら,「追加」ボタンを押すと,新しいリストとして登録される(図3)。

図1●「エリア」欄が「北海道,東北,北陸…」の順に,データを並べ替えたい。どうすればよいだろうか

図2●「ツール」メニューから「オプション」とクリック

図3●「ユーザー設定リスト」タブで「リストの項目」欄に新しいリストを作成し(1),「追加」ボタンをクリックして(2),「OK」をクリック(3)