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| カレンダーサービスの実例。今後の予定を時系列で表示する [画像のクリックで拡大表示] |
第2回のテーマは「スケジュール管理」。利用するオンラインサービスは「カレンダーサービス」だ。会議や出張の日程やレポートの提出日、家族行事などの予定を登録するオンラインサービスとなる。手帳にあるスケジュール帳、または予定を書き込めるタイプのカレンダーを、ネット上に再現したサービスと考えて欲しい。最近はWeb技術の進歩もあり、見た目も1カ月ごとのカレンダーやスケジュール帳風となっている。これまで手書きでスケジュール管理をしていた方なら、違和感なくカレンダーサービスを利用できるはずだ。今回は、使い勝手の良くなったカレンダーサービスを利用し、手帳いらずのスケジュール管理術を模索してみたい。
カレンダーサービスはココが魅力！
まずカレンダーサービス全般の特徴を見ていこう。一番の注目は、インターネット上でスケジュールを管理できることだ。仕事や勉強にパソコンを利用している方なら、手間をかけずに予定の登録から確認作業を行えるだろう。手帳などでスケジュールを管理するのと比べて優れている点もある。スケジュール表を会社の同僚や家族などと共有できることだ。会議の日程や外出予定を登録しておき、同僚らに閲覧を許可すれば、自分の予定を部署内に伝えることができる。家族間なら、出張の日程や子供の学校行事、家族の誕生日や結婚記念日など忘れないように登録しておく。家族間の備忘録として活用できる。作ったカレンダーは、パソコンからだけでなくケータイ（一部サービスのみ）からでも利用できる。外出先から今後の予定をチェックするのも、なんら問題ない。
では、カレンダーサービスを使えば、予定を忘れてしまうミスは減らせるのだろうか。こうした疑問を持つ方にオススメしたいのが「リマインダーメール」だ。リマインダーメールとは、登録したおいた予定の開始時間が近づくと、メールで予定内容を通知する機能。毎朝、1日の予定をまとめて受信したり、予定開示時刻の30分、1時間前にお知らせメールを送ったりと、通知方法もユーザーの好みで設定できる。手帳に予定を書き入れていても、予定自体を忘れたら意味がない。予定をドタキャンしないように、リマインダーメールをケータイへ届くように設定しておきたい。
カレンダーサービスは、スケジュール管理にOutlookなどのスケジュール管理ソフトを使っている方にも有効だ。一部のカレンダーサービスでは、スケジュール管理ソフトで登録した予定内容を取り込む（インポート）する機能が用意されている。対象ソフトを利用している方は、カレンダーサービスとの併用でスケジュール管理の幅を広げて欲しい。
変わった活用方法としては、歓送迎会などの出席確認に使うという利用法がある。カレンダーサービスでは登録した予定ごとに、招待メールを送付する機能がある。招待メールを受け取った方は、メール記載されたURLからカレンダーサービスへとアクセスし、出席か欠席かという意思表明を入力する。メールを使って出席確認をとるのと違い、参加予定者がWebページ上で確認できる。
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リマインダーメールの実例。1日分の予定をリスト化して送る方法と、予定の開始時刻前に送る方法の2つある [画像のクリックで拡大表示] |
Outlookでスケジュール管理している場合は、ファイルメニューの「インポートとエクスポート」機能を使って登録した予定内容を書き出せる。書き出し形式は各サービスで異なる [画像のクリックで拡大表示] |
