教訓を活用・蓄積するための仕組みづくりは，PMOの一番大きな組織貢献活動だと言っても過言ではない。前回は教訓の「活用」に焦点を当てたが，今回は教訓の「蓄積サイクル」にフォーカスする。どうすればこの蓄積サイクルを現場に定着させられるか，PMOの役割を考えてみたい。
後藤 年成
マネジメントソリューションズ マネージャー
初めに，前回の復習を簡単にしておきましょう。PMOはプロジェクト運営の中で，「良い失敗」から教訓を学び，「悪い失敗」を発生させないという重要な役割を担っています（詳細は第21回 プロジェクト運営の「失敗学」を参照）。この仕組みを図示したのが，以下の「教訓の活用と蓄積サイクル」です。（1）は教訓を活用するプロセス，（2）～（7）が教訓を蓄積するサイクルを表しています。
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| 図●教訓の活用と蓄積サイクル |
プロジェクトが始まるとまず，PMOは教訓のデータベースからリスクを抽出し，プロジェクト管理プロセスを改善するなどして，その成果物をプロジェクトマネジャに提供します。プロジェクトマネジャは，これらの成果物を基にプロジェクト計画書を作成し，プロジェクトを正式に開始します。これが教訓を活用するプロセス（1）です。
ここでPMOとして重要な仕事は，教訓の蓄積サイクルをプロジェクト計画書に明記しておき，「教訓の蓄積サイクルは，非常に重要なプロジェクト管理プロセスだ」ということをメンバーに周知徹底することです。その土壌があってこそ，日々のプロジェクト運営の中で生まれた「改善」，さまざまな問題への対処を通じて得た「教訓」などを形式知にして残そう，という活動につながります。蓄積サイクルの（2）は，こうした活動そのものと，それを支援するための土壌づくりを指しています。
予想できなかった失敗から教訓を学ぶ
教訓蓄積サイクルの（3）と（4）は，リスク管理や課題管理プロセスの中から教訓を抽出・検証する作業を指しています。一般に，プロジェクトの計画フェーズではリスクを洗い出し，リスク管理を実施します。また，実施フェーズの中でリスクを発見すれば，それをリスク管理表に追加し，課題が発生すれば課題管理表に記入して管理していきます。さらに，リスクが顕在化したら，それを「課題」と捉えて課題管理表に移し，対策を立てて実施します。
この一連のプロジェクト管理プロセスにおけるPMOの重要な仕事は，「新たに発生したリスクは，計画フェーズで予見可能だったかどうか」を検証することです。検証の結果，予見できなくてもしかたがないリスクの場合は，それを新たに教訓として追加します。
同様のリスクが教訓として存在していたにもかかわらず，今回リスクとして抽出できなかった場合は，「どうしてそのリスクを事前に予測できなかったのか」を検証する必要があります。そのような活動を通して，教訓を貯めるだけでなく，「どうすれば教訓を生かせるか」という重要な教訓が蓄積されていくのです。
対応の効果を検証し，整理する
次にPMOとして重要なタスクは，蓄積サイクル（5）のように，課題に対する対応の実績を整理することです。
皆さんにお聞きしたいのですが，プロジェクトの課題管理表には課題とその対策，対応方法が記述されているでしょうが，その結果がどうなったか，きちんと書かれているでしょうか。筆者が経験してきたプロジェクトでは，単に「完了」とだけ記入しているケースが多く見られました。プロジェクトメンバーから見れば，「課題が解決すればそれで完了」という気持ちが強いのはよく理解できます。
しかし，課題に対応する作業の中にも教訓は潜んでいます。「最初の対応方法が失敗したのはなぜか」とか，「こう対処していれば，もっと短時間で済んだ」などです。課題管理表に対応結果や気づきがきちんと記述されていれば，そこから教訓を抽出して蓄積できます。PMOは，対応結果から得られる教訓の重要性を周知して，プロジェクトメンバーをナビゲートする必要があります。
