メール誤送信の根本的な解決策は，メール送信に際してのフィルタリングである。社外に送信する前の水際で誤送信を検出し，送信を止める方法だ。
具体的な対策は大きく分けると2通りある（図3）。一つは，メール・クライアントから送信する際のフィルタリング。クライアント・パソコンに専用のソフトをインストールしておくと，ユーザーがメールを出す際に誤送信についての注意を促す。主にあて先の入力ミスを防ぐのに効果的である。
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| 図3●誤送信対策をうたう主な製品 誤送信対策は大別して，（1）メール・クライアントから送信する際のフィルタリング，（2）メール・サーバーの手前でのフィルタリングの2通りある。 [画像のクリックで拡大表示] |
もう一つは，メール・サーバーから社外に送信する前にフィルタリングする方法である。送信者の認識不足や勘違いによる誤送信を防ぐ際に役立つ。エンドユーザーから見てメール・サーバーの手前に専用サーバーを設置。ここでメールの内容を解析し，ポリシーに合わないものを自動的に止める。
送信時にアドレス入力ミスを検出
送信に先だって誤送信への気付きを本人に促す機能を持った製品は，メール・クライアントにアドオンする製品と，Ajaxなどを使うWebメール製品の2種類ある。具体的には，アドオン製品がNTTソフトウェアの「CipherCraft/Mail クライアント版」，日立ソフトウェアエンジニアリングの「MaCoTo for Outlook」など。WebメールにはNECソフトの「WitchyMail」や富士通長野システムエンジニアリング（富士通長野）の「SYNCDOT/WebMailer」などがある。
これらの製品では，エンドユーザーあるいはシステム管理者があらかじめフィルタリングEポリシーを設定する。送信しようとしているメールがポリシーに合っていないと警告画面を表示する。警告画面には，どの部分に問題がありそうかが具体的に表示され，送信者が確認できる。
ユーザー・インタフェースこそ異なるものの，設定できるフィルタリング・ポリシーはどの製品もほとんど同じ。よく使われるのは，「社外アドレスへの送信」「送信件数の上限」「添付ファイルや特定キーワードの有無」である。
社外アドレスへの送信では，文字通り，送信先として社外のメール・アドレスを含んでいるかどうかを判断する。送信件数の上限は1回の操作で送れるメールの数。この数を小さく設定することで，同報の際に発生しやすいメール・アドレス漏えいを最小限に抑えられる。また，添付ファイルやキーワードの有無は，いわゆるコンテンツEフィルタリングと同様の仕組みをクライアント上で実現するものである（写真1上）。
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| 写真1●メール送信者への気付きを促す機能の例 [画像のクリックで拡大表示] |
SYNCDOT/WebMailerはほかの製品に比べて一歩進んだ仕組みを持つ。送信メールのあて先が正しいかどうかをチェックする「送信先間違い防止機能」である（写真1下）。
まずあて先に入力されたメール・アドレスがアドレス帳に登録されているかどうかをチェック。アドレス帳に登録された企業名と氏名がメール本文中の最初の10行以内に記述されていないと，警告ダイアログが表示される。「同じような名前を持つユーザーに送信する場合は，この機能によって送信ミスを大幅に減らせる」（石橋潤一広域ソリューション事業部メッセージングソリューション部長）。
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