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小塚 裕史氏 ブーズ・アレン・アンド・ハミルトン プリンシパル 野村総合研究所、ジェミニ・コンサルティングを経て現職。金融、自動車、情報・通信などの企業に対する事業戦略立案、企業変革などのコンサルを手がける。 |
IT改革を進めるためにはユーザー部門の積極的な参画が必須だが、実際には思った通りにいかないことが多い。ITの重要性は認識されていても、参加時間を十分に確保してもらえなかったり、仕様の検討が不十分で後から何度も変更が発生したり。逆に「やりたいこと」を列挙してくれるのはいいが、重要性や実現性については疑問があったりする。
こうなると、ユーザー企業の情報システム部門、さらにはシステム構築を請け負ったSIerがかなり強くドライブしないとうまくいかない。手はかかるが、エンドユーザーを教育・誘導しながらプロジェクトを進めるしかない。まずユーザー部門には、次のポイントを守ってもらう必要がある。
全体最適の視点で判断できるバランス感覚のある人に、意思決定者になってもらう。その上で、仕様を検討するメンバーはプロジェクト専任とする。彼らには部門代表ではなく、全社最適の視点で要求仕様を検討してもらい、業務要件を確定する期限を順守してもらう。期限が過ぎた後の変更は原則として禁じる。一般的だが、結局は「誰がいつまでに決めるのか」を決め、それを守ってもらうのが“王道”と言える。
だがそうは言っても、なかなか仕様が固まらず、期限が守られないことが往々にして起こってしまう。期限が守られずプロジェクト全体のスケジュールが遅延したり、過度な仕様になってしまい、工数が追加で発生し予算も余分にかかったりする。従って、このようなプロジェクト上でのリスクが、“ユーザー部門の責任”において発生することは、明確に伝えなければならない。
あまり厳しく言い過ぎると、感情的な衝突が発生してプロジェクトが円滑に進まなくなるが、遠慮しているとプロジェクト活動が停滞する。また、システム化しないと業務が回らなくなるのであれば、やはりシステム対応はしなければならないし、萎縮されて本当に必要な要求が出てこないのも問題である。
もちろん予算やスケジュールについて、実際には顧客だけの責任にはできない。SIerとしても、「仕様を膨らまして予算を増やそうとしているのではないか」などと陰で言われないような努力が必要になる。
早期に仕様を決定していくためには、SIerからもユーザー部門の業務に即したシステム仕様を積極的に提案していくことが望ましい。ただし、「彼らに任せれば大丈夫」と他人任せにさせないように、ユーザー部門を巻き込むような“演出効果”を取り入れたい。
例えば、（1）簡単な設計仕様でもオプション案を提示して、ユーザー部門に最終的に決めさせる、（2）検討個所を穴埋め式にして宿題として課す、（3）システム開発に都合の良い仕様を提示し、対案を考えさせる、（4）担当者では決めきれないような最終的な仕様を、ユーザー部門の代表に判断させる場を設定する──などだ。
あるいは、もっと適切な仕掛けがあるかもしれない。顧客以上に業務に精通するとともに、ユーザー部門をうまくドライブする“演出効果”を有効に使いこなせれば、ユーザー部門からの評価も変わるのではないか。小説や映画などを参考に、人を動かす“演出効果”を学ぶのも、SIerとしては重要なことだと思う。
