プロジェクト内の各チームは互いに遠慮している場合が多く，これが対面コミュニケーション不足を引き起こす一因となっている。チーム間の壁を壊し，対面コミュニケーションを増やすためには，PMOがファシリテーション能力などを発揮する必要がある。それは，コミュニケーションを一変させるほどの効果を生むかもしれない。
川上愛二
マネジメントソリューションズ マネージャー
プロジェクトを進めていくと，「チーム間の風通しが悪い」「コミュニケーションが取れていない」という問題がしばしば起こります。特に，大規模プロジェクトでチームが多数存在する場合や複数ベンダーでプロジェクトを進めている場合は，必ずと言っていいほどコミュニケーション不足の問題に直面するのではないでしょうか。
例えば，ユーザー側で追加要件が発生し，自チームだけでなく他チームにも影響が及ぶ場合，他チームへ影響分析を依頼しなければなりません。このとき，メールで依頼するだけで済ませているケースがよく見受けられます。
確かに，プロジェクトにはスケジュール・期限がありますので，すばやく追加要件を依頼して，さばいていくことが求められます。また，関係メンバー全員に同じ内容を伝える手段としてメールは有効です。
ですが，メールだけでは認識のズレ（とそれに伴う品質低下）が発生することを，誰もが経験しているでしょう。会話が少ない“静かな現場”に，不安を覚えるマネジメント層も多いと思います。
本当は対話の必要性を感じているのに，遠慮してしまう
では，なぜ，メールへの依存体質は改善されないのでしょうか。筆者は，“遠慮”と“面倒”というチームメンバーの気持ちが原因の1つだと考えます。
先の例では，「この程度の軽い追加要件で，多忙を極める各チームを集めて会議を開催するのは申し訳ない」という遠慮の気持ちが起こりやすいものです。また，関係チームが多かったり，他社メンバーと相談したりしなければならないときに，「あまり面識がない他チームのメンバーと打ち合わせるのは煩わしい」という面倒臭さが，心の中でむくむくと頭をもたげてきます。こうした気持ちがメンバーを会議などの対面コミュニケーションから遠ざけ，メールでの伝達で済ませてしまうのだと思います。
そこで，1つの打開策として，「PMOが会議をファシリテートする」ことが挙げられます。軽い追加要件であっても，少しでも懸念すべき点があるなら，会議を開催し，資料には書かれていないリスクを共有すべきです。初対面のメンバーとの打ち合わせなどでは，お互い緊張してしまうものですが，PMOが間に入ってフォローすれば，コミュニケーションを円滑にできるはずです。
関係チームが多数の場合や作業場所が離れている場合なら，なおさらPMOが会議をアレンジすべきです。会議時間，場所を調整する手間をなくすことで，会議の開催者（追加要件が発生したチームのメンバー）は会議に集中できるようになります。
PMOがお膳立てすれば，コミュニケーションは一変する
筆者の経験上，会議前は各メンバーとも乗り気ではない場合でも，会議が始まると，いろいろな課題が出てきますし，それに伴い要件の深堀りや精査が進みます。また，メールでは簡単な質問をしづらいものですが，対面コミュニケーションであれば気軽にできます。確認程度の簡単な質問が，意外と重要だったりするものです。
会議が終わったときには，「ちょっとしたことでも，関係チームが集まって課題を確認できてよかった」「こういうミーティングをプロジェクトの初期段階から，どんどんやっているべきだった」などの言葉を頂いたことがしばしばあります。また，会議後もなかなか自分の席に戻らず，別要件の話を続けている光景を見ると，プロジェクト内のコミュニケーションが不足していたことを痛感すると同時に，ちょっとした工夫でコミュニケーションは一変するのだなと実感しました。
とかくプロジェクトの初期では，チーム間の壁も高く，会議などの対面コミュニケーションを敬遠しがちです。ただ，先に挙げた「この程度の軽い追加要件で，多忙を極める各チームを集めて会議を開催するのは申し訳ない」とか，「あまり面識がない他チームのメンバーと打ち合わせるのは煩わしい」という感情の裏には，「時間があれば，追加要件の背景など，詳細内容を説明しておいたほうがいいんだが…」「会議は面倒だけど，メールだけで伝わるかどうかは不安だ…」といった思いがあることも見逃してはいけません。
PMOは，チームメンバーがこのように心の奥で感じている前向きな気持ちを察して，背中を押し，支援することに気を配りましょう。
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