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プロジェクトマネジメント入門

第6回 実行計画をチームで作る

2007/06/05 日経コンピュータ
出典:日経コンピュータ 2001年12月17日号162ページより
(記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります)
目次一覧

本記事は日経コンピュータの連載をほぼそのまま再掲したものです。初出から数年が経過しており現在とは状況が異なりますが、この記事で焦点を当てたプロジェクトマネジメントの本質は今でも変わりません。

「プロジェクトのプラン(実行計画)」は,プロジェクトをどう遂行していくのかをまとめたものである。プロジェクトプランは,プロジェクトを正しい方向に進めていくために欠かせない。プロジェクトマネジャはもちろん,チームのメンバーはまず,プランの重要性とその作成の楽しさを再認識すべきだ。プラン作成にあたっては,プロジェクトの目的や最終成果物が何であるかを明確にした上で,プロジェクトに必要なすべての活動を洗い出す必要がある。

伊藤 健太郎
アイシンク 代表取締役

 今回はプロジェクトのプランニングについて考えてみよう。プロジェクトのプランニングとは,プロジェクトをどのようにして遂行していくのかについて検討し,文書にまとめることである。プロジェクトプランは,プロジェクトを正しい方向に進めていくために非常に重要なものであり,プロジェクトを成功に導くのに不可欠である。

 しかし,十分な計画の基に遂行されているプロジェクトは現実にはそう多くはない。その理由の一つとして,プロジェクト関係者のみならず,プロジェクトチームのメンバーさえも,プロジェクトプランの重要性を十分認識していないことが挙げられる。

 「プランなんてものはプロジェクトの最初に形式的に作るもので,実施段階では参考資料にすぎない」とか,「会社の規則で最初にプランを作成するけれど,プラン通りプロジェクトが遂行できるわけではない」といった発言が象徴的である。

 確かに,プランは現実と異なるものである。しかし,そうであるからといってプランが不要なわけではない。繰り返すがプロジェクトプランは,プロジェクトがどこに向かって,どのように進むのかを示す道しるべであり非常に大切なものである。

プラン作成は本来楽しい

 プロジェクトプランを作成すること自体は,さほど難しいわけではない。ただし,このプランの作成が義務付けられたり,仕方なく作成するようであると担当者にとって重荷となるかもしれない。プロジェクトマネジャはもちろん,プロジェクトチームのメンバーや関係者はなによりもまず,プロジェクトプランの重要性とその作成の楽しさを再認識する必要がある。

 プロジェクトプランをプロジェクトマネジャ一人で作成し,作成作業自体に満足してしまう場合がある。あるいはプロジェクトチームの担当者がプランの作成を押し付けられた形で,いやいやながら,しかも内容がよく分からないままに作成することすらある。もっとひどいのは,プロジェクトのスケジュールだけを書いておき,それ以外のことは何も整理せず,その場その場でプロジェクトを進めていくやり方である。

 プロジェクトプランを作るのは本来楽しいことである。プロジェクトをどのような制限の下で,どう進めて目的を達成するのかを考え,想像し,そして決定する。これは,プロジェクトマネジャを含むプロジェクトチームが自分たちで独自に行える,醍醐味を味わえる作業である。

 筆者は経験的にプロジェクトプランはプロジェクトマネジャがリーダーシップを発揮し,プロジェクトチームの協力を得て作成すべきであると思う。プロジェクトプランをチームで作成することで,チームメンバーの間でプロジェクトへ参画する意識が向上する。チームスピリットを作りだすことに役立つし,プロジェクトメンバーは自分たちの遂行するプロジェクトの進め方を理解できるようになる。

 会社でよく仕事ができる人は,プランをうまく作成できる人でもある。プランを作成をすることで,プロジェクト全体の流れをよく理解した上で,行動できるからである。

臨機応変に変更する

 では,次にどのようにしたら良いプロジェクトプランを作成できるのかを考えてみよう。まず大切なのは,「プランは作成するのが目的ではない」ということである。プランの作成は,作文とは異なる。ただ作成すればよいわけではない。プロジェクトプランは,プロジェクトチームや関係者に行動を促すものでなければならない。したがってプランの作成者だけではなく,プロジェクトの関係者が理解しやすい内容や構成でないといけないし,行動につながりやすいものにする必要がある。

 どのようにしたら行動につながりやすいプランが作れるであろうか。コツはたくさんある。まずプロジェクトチームが意思決定をするときに十分な情報が含まれていることが必要最低条件である。次にプロジェクトプランの作成に関する情報と精度がどのくらいのものであるかを確認する必要があるだろう。当然だが精度が悪いと信頼できないプランになる。信頼できないプランなど,だれも安心して利用できない。

 信頼できるプロジェクトプランを作るには,プランを作成するときに利用できる情報量に応じた内容にすることである。すなわち,情報量が少ない時には無理して詳細に作成しなくてよい。情報量に応じて詳細化していくのが望ましい。

 PMI(米国プロジェクトマネジメント協会)作成のプロジェクトマネジメントの知識体系「PMBOK(Project Management Body of knowledge,通称ピンボック)においても,「プロジェクトプランは最初に作成したら変えてはならないものではなく,プロジェクトの進行に合わせ,必要に応じて変更していくものである」と捉えている。

 プロジェクトプランの変更といっても,プロジェクトの目的や達成すべき成果物を現実に合わせて変化させることではない。例えば,プロジェクトの進行が遅れているので,納期を2カ月延ばそうといったことではない。そうではなく,プロジェクトの目的や成果物をより効果的かつ現実的に達成するために,方法やプロセスを変化させる。これは正しいプランの変更である。

 例えば,新技術が開発されそれを採用したほうがプロジェクトの目的をより効率よく達成できる場合は,プランを変更してもよい。また,新しい規制や法律ができたので,プロジェクトの進め方を変えなければならないこともある。このような時にもプロジェクトプランを変えることになる。

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