（第1回）Officeに進化は必要なのか

ITpro

2006.11.15

　マイクロソフトは11月30日，オフィス・ソフトの新バージョン「the 2007 Microsoft Office system（Office 2007）」をリリースする。既に多くのメディアで，Officeのユーザー・インターフェース（UI）が一新されることなどが伝えられており，Office 2007に興味を抱いている読者も多いことだろう。その一方で，「Officeソフトの新バージョン」と聞いても，心が動かない読者も少なくないはずだ。

　少し古いが2005年2月に「日経Windowsプロ」が実施した読者調査では，企業ユーザーに最も多く使われているOfficeソフトのバージョンは「Office 2000」だった。つまり，多くのユーザーが「Officeソフトの機能は現状で十分」と思っており，バージョンアップしていないのが実情である。

マイクロソフト最大の挫折

　そもそも，現在使われているOffice文書フォーマットは，1997年に出荷された「Office 97」で採用されたものであり，10年近く変化していない。文書フォーマットが変わっていないから，Officeで作成できる文書の中身も，この10年間本質的に変化していない。「文書作成ソフト」として見たOfficeは，10年前に完成していたということだ。だからこそ，「Open Office」や「Google Docs＆Spreadsheets」といった，Office文書フォーマットと互換性のある無料Officeソフトが登場する余地があった。

　Office 97以降におけるマイクロソフトの最大の挫折は，Officeを「文書作成ソフト」としてしか，ユーザーに使ってもらえなかったことにある。だからこそユーザーは，「Officeに進歩が見られない」「Officeの機能はもう十分」と思っている。

ユーザーを縛るOfficeソフト「二つの限界」

　しかし，Officeは今の機能で本当に十分なのだろうか。Officeの現状をよく考えると，ユーザーは大きく二つの「限界」に縛られている。ユーザーの「今のままで十分」という声の背景には，この限界へのあきらめがあるのではないか。

　一つ目の限界は，Officeがとにかく使いにくいことだ。Officeを使いこなすために，ユーザーは分厚い教科書を読まなければならない。Officeに勉強が必要なのは当然とすら思われているが，本来，非常に不自然な話だ。

　二つ目の限界は，Officeと企業の業務システムの断絶である。

　一例として，Excelには高度なデータ分析機能が備わっており，「ピボット・テーブル」のようなクロス集計ツールを使えば，数クリックで請求データの履歴から顧客別売上高を集計できる。しかし，データ分析機能を使うためには，「分析するデータ」が必要だ。販売管理データや顧客データなどは通常，情報システム部門が管理する業務システムに蓄積されている。

　業務システムに蓄積されたデータをエンドユーザーに届けるのは，思ったほど簡単ではない。業務システムのデータは，それぞれの用途に合わせて正規化されており，エンドユーザーが二次加工できるような形で蓄積されていない。CSV形式で抜き出すにしても，情報システム部員の作業が必要だし，セキュリティ上の不安も付きまとう。これらの問題を解決できるビジネス・インテリジェンス・ツールは高価で，大企業でなければ手を出せない。

　逆にエンドユーザーがWordやExcelで作ったデータが，業務システムに届いているとも言い難い。エンドユーザーがWordやExcelで作った申請書や注文書は，定型化されたデータではなく，あくまでWordやExcelの独自ファイルである。ただの紙の代わりにしか使えない。だからといって，申請書や注文書に入力したデータをコピー＆ペーストで業務システムに移し替えるのは，あまりに非効率だ。

　これら2つの限界は，かねてからあった。しかし，ユーザーが個人の努力で限界を超えようとしても，それこそ限界がある。マイクロソフト自身も，この限界の打破に挑んでは，失敗し続けてきた。

　例えば，悪評高い「イルカ」は，一つ目の限界を解消しようとしたものであった。しかし，このヘルプ・アシスタントを本当に使っているユーザーはいるだろうか？（図）。

図●従来のOfficeに見られる敗北の象徴

　Office 2003で追加されたXMLフォーム作成ツール「InfoPath」は，二つ目の限界である業務システム連携を強く意識していた。しかしInfoPathで作成したXMLフォームは，ExcelファイルでもWordファイルでもなかった。結局，InfoPathもユーザーに受け入れられているとは言い難い。

Office 2007で目指す限界の打破

　Office 2007が従来と異なるのは，マイクロソフトがOfficeの根本を10年振りに革新することで，これらの限界の打破に本気で取り組んだことである。

　マイクロソフトはOffice 2007でUIを全面的に刷新し，「結果指向」のUIを導入した。結果指向のUIとは「ユーザーが使い方を学習しなくても，どういう結果が得られるか一目で分かるUI」（同社Office製品マーケティンググループの田中道明マネージャ）である。Office 2007では，従来のメニューとツールバーが廃止され「リボン」が取って代わる。このUIの刷新は，実は「10年振りの革新」ではなく，「Word 1.0」以来の「20年振りの革新」でもある。

　驚くのは，Office 2007で従来のUIが使えなくなっていることだ。米MicrosoftでOffice事業を統括するCorporate Vice PresidentのChris Capossela氏は，「従来のUIは残しておきました。それはOffice 2003です」と言い切った（関連記事：マスコミが報じない新Officeの狙い）。「古いUIが必要な人には，Office 2007を使ってもらわなくて結構」と言う姿勢である。

文書形式をXMLにした真意

　Office 2007の標準文書形式は，独自バイナリ形式からXML（拡張マークアップ言語）ベースのものに変更される。標準文書形式の変更は，10年振りのことになる。

　WordやExcelの文書形式がXML形式になるということは，WordやExcelのファイルを，そのまま他のアプリケーションに投入できることを意味する。XMLタグはすべて公開されているので，もはやアプリケーションの側でWord/Excelファイルを解析する必要はない。業務システムとの連携が，かつてないほど容易になる。

　業務システムに蓄積されたデータをエンドユーザーに届ける役割を担う機能も強化する。それが「SharePoint Server」だ。SharePointは元々「企業情報ポータル」として発売されたサーバー製品で，これまで共有できたのは文書ファイル程度に過ぎなかった。しかし「SharePoint Server 2007」では，「ITリテラシーの高い従業員が作成した，Excelで使うデータベース検索クエリ」といった，従業員の「ナレッジ」まで共有できるようにする。

狙いは「働き方」の革新

　マイクロソフトが従来のOfficeの枠に収まらない「新しい働き方」を，Office 2007で提案しようとしている点も，注目すべきだ。

　現在多くのユーザーが「自宅のパソコン」で，インスタント・メッセンジャーを使って友達と簡単に連絡を取り合ったり，携帯電話でいつでもどこでも写真やメッセージをやり取りしたり，「mixi」のようなソーシャル・ネットワーク・サービスを使って人脈を広げたり，「ブログ」を使って情報発信をしたり，「Wiki」を通じて情報共有したりしている。

　こういった新しいコミュニケーション手法を，業務の効率化に役立てている企業は，まだ少数派だ。そこでマイクロソフトはOffice 2007で，インスタント・メッセンジャーや携帯メール，ソーシャル・ネットワーク・サービス，ブログ，Wikiを企業システムに取り込むことを目論んでいる。MicrosoftのCapossela氏は「優秀な大学卒業者は，新しいテクノロジーに寛容な企業に入社したいと思っています。新しいコラボレーション・スタイルを採り入れず，『IMは禁止』なんて言ったとしたら，若い人はついてきません」と訴える。