表のどこかを選択→「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」

　請求書台帳，納品台帳といったファイルは，データ量がどうしても膨大になりがちなもの。こうしたデータをExcelで管理しようとすると，必要なデータを探し出すのがなかなか面倒なこともある（図1）。もちろんExcelは文字列のデータの検索機能を備えており，「編集」メニューから「検索」を実行してデータを検索することも可能だ。しかしそれでも，なかなか目的のデータにたどり着かないこともある。

　そんなときに便利なのが「オートフィルタ」だ。この機能を使うと，ある列に入力したデータのうち条件に合うものだけを，ワンタッチで表示できる。請求書台帳で，ある担当者のデータだけを抜き出す，といった用途に打ってつけだ。条件は一つだけでなく，複数を設定することもできる。

図1●請求台帳や納品台帳といったデータから，特定の顧客名や担当者名のデータだけを絞り込んで表示させるには，Excelの「オートフィルタ」機能を活用したい

　では，さっそくオートフィルタ機能の使い方を見てみよう。表のどこかをクリックして選択し，「データ」メニューから「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ（図2）。すると，項目名を入力したセルの右側に「▼」ボタンが表示される。オートフィルタが設定された証拠だ（図3）。

図2●「オートフィルタ」機能を利用するには，まず表のどこか好きな場所をクリックして選択し(1)，「データ」メニューから「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ(2)

図3●項目名の横に，「▼」が表示される。これでオートフィルタが設定されたことを示している。項目名に該当する場所はExcelが判断してくれる