米Microsoftは，Exchange Serverで長年使われてきた「パブリック・フォルダ」の機能を，将来的にSharePointに移行する考えである。Exchangeのパブリック・フォルダ機能は最低でも2016年までサポートされるが，将来のことを考えるとデータの移行などを考え始めた方がいいかもしれない。その際は，Exchangeのパブリック・フォルダが様々な用途に使われていることにも注意すべきだろう。

　まず最初に，Exchangeのパブリック・フォルダが現在どのような目的に使われているか，まとめてみよう。

　パブリック・フォルダの基本的なコンセプトは単純である。複数のユーザーが同時にアクセスできるフォルダを提供し，電子メールや予定表データ，連絡先（アドレス帳）などをそのフォルダに格納してユーザー間で共有するのが，パブリック・フォルダの目的である。各フォルダに対してアクセス許可リスト（ACL）を設定することで，ユーザーによるデータの作成や閲覧，修正，削除をコントロールできる。また複数のサーバー上にフォルダを複製することによって，サーバーに対するアクセスを分散させて，データ共有の可用性を上げられる。

Exchange自身が使っているパブリック・フォルダ

　またExchangeは，システム内部でもパブリック・フォルダを使っている。Exchange内部には特別なパブリック・フォルダが用意されており，そこにはExchangeが作成する「オフライン・アドレス帳（OAB）」が格納されている。ExchangeのOABフォーマットは，これまで何度か変更されている。従って，バージョンの違うOABファイルは，それぞれ別のパブリック・フォルダに保存されており，Exchangeのクライアント・ソフトウエアであるOutlookは，自らのバージョンに合ったパブリック・フォルダに接続して，適切なOABファイルをダウンロードするようになっている。

　Exchangeはまた，ユーザーの空き時間管理にもパブリック・フォルダを利用している。Exchangeは「SCHEDULE+ FREE BUSY」というフォルダを作って，いつであればユーザーの時間が空いているかという予定表情報をそこに保存している。この情報は，ユーザーごとにビットマップふぁいるとして保存されている。空き時間情報フォルダを複製して，ユーザーのローカル・マシンに空き時間情報を保存することもできるが，この際のデータ複製プロセスは，Exchange全体の速度低下につながることがある。

本来の用途は電子メールを使った情報共有

　続いて，パブリック・フォルダの一般的な使用方法も紹介しよう。

　パブリック・フォルダに電子メール・アドレスを設定すれば，そのアドレスあてに送信されたメールを自動的にパブリック・フォルダに蓄積できる。例えば筆者は，自分のコラムに関して読者から寄せられるEメールを，パブリック・フォルダで受信するようにしている。こうすれば，特定のアドレスに送られた電子メールをまとめて他のユーザーに公開できる。パブリック・フォルダは，ユーザーごとに「開封済み／未開封」の状態を管理できる。

　パブリック・フォルダには2つの方法で文書ファイルを保存できる。パブリック・フォルダに投稿するメッセージに文書ファイルを添付する方法と，文書ファイルを直パブリック・フォルダに投稿する方法だ。後者のような場合，文書は「freeddoc」と呼ばれる。筆者の知っているある巨大なExchangeサイトには，250Gバイトもの文書データが1つのパブリック・フォルダに納められており，ファイル・サーバーの複製として機能している。

　サード・パーティ製アプリケーションがExchangeのパブリック・フォルダにデータを保存することも可能だ。現在販売されているワークフロー・ツールのいくつかは，パブリック・フォルダ間でワークフロー・データを移動させることによって，データの承認作業などを実現している。

　もっとも，今年の「TechEd」で行われた調査によれば，Exchangeの顧客の中でパブリック・フォルダを利用しているのは，全体の半数に過ぎないという。

データ共有プラットフォームはSharePointに移行中

　Microsoftは現在，SharePoint製品群を同社の主要なコラボレーション・プラットフォームとして位置付けている。SharePoint製品群には，無償でダウンロードできるWindows SharePoint Servicesと，SharePoint Portal Server 2003が含まれている。SharePoint Portal Server 2003の次期バージョンはSharePoint Server 2007だ。

　SharePoint製品群をメインに位置付けるMicrosoftは，「新しいコラボレーション・アプリケーションは，データ・ストレージにExchangeよりもSharePointを使うべきだ」と主張している。よって今後は，既存のパブリック・フォルダのデータをExchangeからSharePointに移行することが問題になるだろう。パブリック・フォルダのデータは，コラボレーション・プロセスの根幹をなしているからだ。