間違ったデータを入力したら，その場で警告表示

2006.09.29

入力セルを選択→「データ」→「入力規則」
→「設定」タブと「エラーメッセージ」タブで条件と警告表示を設定

　アンケート調査や売り上げなどの集計では，データの正確性が“生命線”だ。しかし，Excelで大量のデータを扱うときや，第三者にデータ入力を依頼するときなど，どうしても入力ミスは避けられないこともある。そこで，誤入力の危険を軽減する方策を紹介しよう。あらかじめ想定しているデータ以外が入力されたときに，その場で警告を表示させるのだ（図1）。

　ここでは，アンケート集計表を例として取り上げる。回答者数は「193人」。従って，どの回答数も「0」から「193」の整数になる。そこで，誤ってそれ以外のデータを入力したときに，「0～193の整数を入力してください」という警告を表示させるように設定してみよう。

図1●データの誤入力を避けるために，例えばアンケート集計表で，間違えて回答者数を超える数字を入力すると（上の画像），「回答者数を確認！」という警告メッセージが表示される（下の画像）ように設定したい

　では設定方法を具体的に説明しよう。まず数字の入力セルをドラグして選択し，「データ」メニューから「入力規則」を選ぶ（図2）。開く画面の「設定」タブで，入力できるデータの条件を設定する。ここでは，「入力値の種類」欄を「整数」，「データ」欄を「次の値の間」，「最小値」欄を「0」，「最大値」欄を「193」に設定した（図3）。

　次に，不正なデータが入力されたときに表示させる警告を設定する。同じ画面の「エラーメッセージ」タブで，「タイトル」欄に「回答者数を確認！」，「エラーメッセージ」欄に「0～193の整数を入力してください」というメッセージを入力した（図4）。これで設定は完了だ。実際に間違ったデータを入力して，正しく機能するかを確認するとよい。