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Excelのデータを自動で「人」「百万円」「千台」などの単位で表示する

2006/08/10

セルをドラグで選択→右クリック→「セルの書式設定」
→「表示形式」タブの「ユーザー定義」を書き換える

 Excelの表で図1のように「人」「百万円」といった単位が表示されていると,一目で内容を把握できる。しかし,各セルにいちいち「15人」「266百万円」などと入力するのは面倒だ。その上,このような入力の仕方をすると,Excelはデータを文字列として認識してしまうので,計算にも使えない。そんなときは,「セルの書式設定」で表示形式を設定すれば,この難問は一挙解決だ。

図1●数字を入力するだけで,「人」「百万円」「千円」といった単位を付けて表示させたい

「セルの書式設定」で「人」「百万円」などの表示単位を設定

 では実際の操作方法を説明しよう。まず設定画面を開くには,入力したいセルをドラグし,選択されたセルを右クリックして,「セルの書式設定」を選ぶ(図2)。開く画面の「表示形式」タブで,「ユーザー定義」を選ぶ。すると,「種類」欄に「G/標準」と表示されるので,ここを表示したい形式に合わせて書き換えればよい。

図2●「人」の単位を付けて表示させたいセルをドラグし(1),選択したセルのどれかを右クリックし(2),「セルの書式設定」を選ぶ(3)

 「人」という単位を表示させる場合は,「#,##0"人"」と書き換える(図3)。「人」以外の文字は,半角で入力するのがポイントだ。末尾の「"人"」は,数字の後に「人」を表示することを示している。このように,末尾に単位を表示させる場合は,その文字を「"」(ダブルクォーテーション)で挟んで入力するのがルール。「人」以外に,「台」「個」「!)」など,様々な単位を入力できる。

 「#」と「0」は,数値の桁を示し,「,」(カンマ)は,三桁ごとに区切りを入れることを示す。「#,###」と「#,##0」には,「0」を入力したとき,前者は何も表示されず,後者は「0」になるという違いがあるが,ここでは「#,##0」を選んだ。このように設定しておくと,セルに「15」と入力すれば「15人」(図4),「0」と入力すれば「0人」,「1598」と入力すれば「1,598人」と表示される。

図3●「表示形式」タブで,「ユーザー定義」を選ぶ(1)。すると,「種類」欄に「G/標準」と表示されるので,これを「#,##0"人"」に書き換えて(2),「OK」を押す(3)

図4●人数を表示させたいセルに「15」と入力してみると(上),自動的に「15人」と表示された(下)

 次に,「百万円」または「千円」の単位で数字を表示させてみよう。この場合は,「#,##0,,"百万円"」(図5~図6)または「#,##0,"千円"」と設定する(図7~図8)。先ほどとの違いは,数値の後に,「,」(カンマ)を入力すること。「,」を数値の末尾に一つ入れると下三桁が省略されて「千」単位になり,二つ入れると下六桁が省略されて「百万」単位になる。例えば,「111222333」と入力した場合,「#,##0,,"百万円"」と設定されたセルでは「111百万円」,「#,##0,"千円"」と設定されたセルでは,「111,222千円」と表示される。

 なお,このやり方で単位を付けた場合,各セルに入力した数値は,きちんと数値データとして認識される。したがって,それらの数値を使って計算をすることが可能だ。

図5●「百万円」の単位で表示させたいセルをドラグし,選択したセルを右クリックして「セルの書式設定」を選ぶ(1)。開く画面の「表示形式」タブで,「ユーザー定義」を選び(2),「種類」欄を「#,##0,,"百万円"」に書き換え(3),「OK」を押す(4)。これで設定は完了だ

図6●2003年の売上額は「2億6578万4562円」。そこで,「265784562」と入力してみた。すると,「266百万円」と表示された。十万円の位の「7」が四捨五入で切り上げられていることがわかる。このように,自動的に百万単位での表示になるので,自分で「266」などとと入力しなくてよい

図7●「一人当たりの月間売上高」は,すでに入力してある数字を使って計算し,「千円」単位で表示させよう。まずは,表示形式の変更だ。表示させたいセルをドラグし,選択したセルを右クリックして「セルの書式設定」を選ぶ(1)。開く画面の「表示形式」タブで,「ユーザー定義」を選び(2),「種類」欄を「#,##0,"千円"」に書き換え(3),「OK」を押す(4)

図8●次に,セルに「=C3/B3/12」と入力すると,すでに入力した「社員数」と「年商」を使って,「一人当たりの月間売上高」が表示された。このような計算ができるのは,「社員数」と「年商」の各欄に入力されたデータをExcelが数値として保持しているからだ

※この記事はExcel 2002(Office XP)をもとに執筆しています。

■岡野 幸治 (おかの こうじ)

フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。

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